Assinatura avançada ou ICP-Brasil no Aprova: o que muda

No Aprova, todo documento pode ser assinado por dois modelos diferentes — a assinatura avançada nativa da plataforma ou um certificado digital ICP-Brasil (A1 ou A3) — e a escolha entre eles não é uma preferência pessoal do servidor. Ela depende do que o próprio ato exige para produzir efeito fora do sistema, como acontece quando o documento final precisa ser aceito em um cartório de registro de imóveis.

Este guia explica por que a plataforma mantém os dois modelos ativos ao mesmo tempo, o que muda na prática entre assinar com um ou com outro, e quando cada um se aplica dentro da rotina de licenciamento de uma prefeitura, câmara municipal ou órgão público.

Por que nem todo documento pede o mesmo nível de assinatura

A Lei nº 14.063/2020 classifica a assinatura eletrônica usada em interações com entes públicos em três níveis — simples, avançada e qualificada — e deixa a exigência de um nível específico a critério do ato praticado e da regra do órgão responsável. Não existe um único padrão obrigatório para qualquer documento administrativo.

Na prática, isso significa que um despacho interno, um parecer técnico ou um ofício entre secretarias raramente precisam do mesmo nível de segurança exigido por um documento que vai ser registrado em cartório ou apresentado a um órgão externo à administração. Tratar os dois casos com a mesma exigência é o que faz um município exagerar no rigor de atos simples ou, na direção oposta, aceitar assinatura insuficiente onde a lei ou o cartório de destino pedem certificado qualificado.

O que muda na prática

Sem essa distinção configurada, o fluxo mais comum é o servidor sair do sistema de tramitação para assinar externamente com o próprio certificado sempre que um processo exigir ICP-Brasil, perdendo a assinatura anterior feita dentro da plataforma e quebrando o histórico do documento em dois lugares diferentes.

No Aprova, a plataforma atua como subcertificadora e mantém a assinatura avançada disponível nativamente para todo usuário, sem custo de certificado externo. No momento de assinar, o servidor tem a opção de concluir com essa assinatura avançada ou de assinar com o certificado ICP-Brasil já instalado (A1 ou A3), sem sair da tela do processo nos dois casos. Em processos de licenciamento de obras que envolvem aprovação de loteamento, desmembramento ou remembramento, por exemplo, o documento final costuma seguir para registro no cartório de imóveis — e boa parte dos cartórios só aceita esse registro quando a assinatura aplicada é a certificação qualificada ICP-Brasil, não a avançada.

Quando usar cada modelo

Use a assinatura avançada nativa para a maior parte da rotina: despachos, pareceres, ofícios, certidões e demais atos internos de tramitação, em que a plataforma já garante autoria, integridade e histórico auditável sem depender de certificado pago. Reserve o certificado ICP-Brasil para os casos em que o destino do documento é externo à administração e exige esse nível especificamente — registro cartorial, como no loteamento, ou qualquer outra exigência legal explícita para aquele tipo de ato.

Não force ICP-Brasil como padrão único: isso sobrecarrega o servidor com a gestão de token ou certificado A1 instalado para atos que a assinatura nativa já resolve com validade jurídica equivalente. E não use apenas a avançada quando o destino do documento tiver exigência qualificada expressa — o risco, nesse caso, é o cartório ou o órgão externo recusar o documento e reabrir o processo por um problema evitável.

FAQ sobre assinatura no Aprova

A assinatura avançada nativa do Aprova tem validade jurídica?

Sim. A Aprova é subcertificadora e a assinatura avançada disponível na plataforma atende aos requisitos da Lei nº 14.063/2020 para esse nível, sendo suficiente para a maior parte dos atos administrativos internos.

Preciso comprar certificado ICP-Brasil para usar o Aprova?

Não, exceto quando o processo específico exigir esse nível. A plataforma aceita certificados A1 e A3 de quem já possui, mas não torna obrigatória a aquisição para operar o sistema.

Como sei se um processo específico exige ICP-Brasil?

Verifique o destino do documento fora do sistema — se ele vai para registro em cartório, órgão externo ou tem exigência legal expressa de certificação qualificada, use ICP-Brasil. Se o documento se resolve dentro da própria tramitação administrativa, a assinatura avançada nativa basta.

Dá para misturar os dois modelos no mesmo processo?

Sim. Cada assinatura é aplicada por documento, não pelo processo inteiro — um mesmo processo pode ter despachos assinados com a assinatura avançada e um documento final assinado com ICP-Brasil, quando o destino exigir.

Conheça o Aprova

O Aprova mantém assinatura avançada nativa e suporte a certificado ICP-Brasil (A1 e A3) ativos ao mesmo tempo, para que a escolha do modelo acompanhe a exigência de cada documento, não uma configuração única para todo o sistema. Agende uma demonstração e veja como isso funciona dentro da solução de Obras e Planejamento Urbano da Aprova.