Como manter a segregação de função na assinatura eletrônica de documentos de compras públicas

Manter a segregação de função na assinatura eletrônica de documentos de compras públicas significa garantir que quem elabora um documento — DFD, ETP ou termo de referência — não seja a mesma pessoa autorizada a assiná-lo ou aprová-lo, mesmo quando as duas tarefas acontecem dentro do mesmo setor. Não basta trocar o nome de quem “clica” em assinar: o fluxo eletrônico precisa registrar autoria e aprovação como eventos distintos e impedir, por regra de permissão, que um único agente público acumule as duas funções numa etapa suscetível a risco.

Este guia cobre o que a segregação de função exige na prática de um setor de compras enxuto, o passo a passo para configurar isso num fluxo eletrônico sem duplicar servidores, o que a Lei 14.133/2021 determina sobre o tema e como acompanhar se a regra está sendo cumprida no dia a dia.

O que é segregação de função na assinatura de compras

Segregação de função, na assinatura eletrônica de documentos de compras, é a separação formal entre o agente que instrui e redige um documento (DFD, ETP, TR, minuta de edital) e o agente que o aprova ou assina, de modo que nenhum dos dois papéis fique concentrado na mesma pessoa numa etapa considerada suscetível a risco. Ela vale documento a documento, e não processo a processo: o mesmo servidor pode participar do fluxo em papéis diferentes ao longo do processo, desde que não acumule elaboração e aprovação do mesmo documento.

Por que a segregação de função importa

Setores de licitação de municípios menores costumam operar com uma equipe reduzida: o pregoeiro monta o pedido de compra, redige o DFD, elabora o ETP e o TR — e, na prática manual, muitas vezes também é quem movimenta o processo até a assinatura final, porque não há gente suficiente para separar as etapas. O problema não é a sobrecarga em si, é o que ela produz: um documento que nasce e é validado pela mesma pessoa perde o controle cruzado que a segregação de função existe para garantir, e isso vira apontamento recorrente em auditoria — inclusive quando a divisão de tarefas existe informalmente, mas o sistema não registra quem fez o quê.

Isso é especialmente sensível quando o setor de compras opera com poucos servidores efetivos e o secretário da pasta é quem detém a competência para assinar. Nesse cenário, o risco não é o pregoeiro assinar por conta própria — é o sistema não deixar claro, no histórico do processo, que a elaboração foi de uma pessoa e a aprovação de outra, o que fragiliza a defesa em uma eventual contestação.

Passo a passo para manter a segregação de função na assinatura eletrônica

1. Mapeie quem pode elaborar cada tipo de documento

Liste, por tipo de processo (compra direta, pregão, dispensa), quais servidores têm permissão para redigir DFD, ETP e TR. Essa lista normalmente já existe informalmente — o guia é formalizá-la dentro do sistema.

2. Separe a permissão de “elaborar” da permissão de “assinar”

Configure regras de acesso por etapa do fluxo, não por usuário genérico. Quem tem permissão para gerar o documento numa etapa não deve automaticamente herdar permissão para assiná-lo na etapa seguinte — mesmo que seja tecnicamente possível liberar as duas coisas para a mesma pessoa.

3. Vincule a assinatura a cada etapa do fluxo, não ao documento solto

Trate assinatura como parte do fluxo processual: cada etapa (elaboração do DFD, elaboração do ETP, aprovação jurídica) tem um responsável predefinido, e o avanço de etapa é o gatilho que encaminha o documento para quem precisa assinar — não uma ação manual de quem redigiu.

4. Defina a ordem de assinatura quando houver mais de um signatário

Quando o documento precisa passar por mais de uma aprovação — por exemplo, quem elaborou registra o despacho e o secretário assina em seguida — estabeleça a ordem no próprio fluxo, para que o sistema só libere a etapa seguinte depois que a anterior for concluída.

5. Mantenha registro de autoria e aprovação separados no histórico

O processo deve guardar, de forma auditável, quem redigiu o documento e quem o assinou como dois registros distintos e cronológicos — mesmo quando o servidor que elaborou continua acompanhando o processo depois da assinatura.

6. Audite periodicamente elaboração x assinatura

Revise, por amostragem, se algum documento crítico teve o mesmo agente como autor e signatário. Isso costuma acontecer quando uma exceção pontual (férias, licença) é resolvida na urgência e não é revertida depois.

O que a legislação exige

A Lei 14.133/2021 trata a segregação de funções como princípio explícito da governança das contratações públicas. O art. 7º, §1º, determina que a autoridade responsável por designar agentes públicos para a execução da lei “deverá observar o princípio da segregação de funções, vedada a designação do mesmo agente público para atuação simultânea em funções mais suscetíveis a riscos, de modo a reduzir a possibilidade de ocultação de erros e de ocorrência de fraudes na respectiva contratação” (Lei nº 14.133/2021, Planalto). O dispositivo não lista quais funções são “mais suscetíveis a risco” — cabe ao órgão mapear isso no seu próprio fluxo, o que reforça por que a segregação precisa estar desenhada no sistema, e não apenas descrita num manual interno.

Como o Aprova resolve isso

• Cada etapa do fluxo de compras (elaboração de DFD, ETP, TR, análise jurídica) tem responsável e permissão configurados separadamente, sem depender de controle manual por planilha.
• A assinatura fica vinculada à etapa do processo, com regra de ordem entre signatários quando mais de uma pessoa precisa aprovar o mesmo documento.
• O histórico do processo registra, em ordem cronológica, cada despacho e cada assinatura — inclusive quando quem elaborou o documento continua participando do processo depois da aprovação.
• A assinatura eletrônica nativa tem validade jurídica e pode conviver com certificado ICP-Brasil ou padrão gov.br, conforme o que o órgão já usa — veja como estruturar a assinatura eletrônica em documentos administrativos.
• É possível gerar DFD, ETP e TR automaticamente a partir dos dados do formulário, mantendo a distinção entre quem pede a geração e quem assina o documento gerado — o guia de como usar IA para gerar TR, DFD e ETP em compras públicas detalha esse fluxo.

Conheça o módulo de compras públicas digitais da Aprova.

Indicadores para medir a segregação de função

• Percentual de documentos com autor e signatário registrados como pessoas diferentes.
• Número de exceções em que o mesmo agente elaborou e assinou o mesmo documento, e o motivo registrado para cada uma.
• Tempo médio entre a elaboração de um documento e sua assinatura, por tipo de processo.
• Apontamentos de auditoria interna ou de controle externo relacionados a acúmulo de função em compras.

FAQ sobre segregação de função em compras públicas

O pregoeiro pode elaborar o DFD se não houver outro servidor disponível no setor?

Pode elaborar, mas a aprovação final deve ficar com outro agente público — em geral o secretário da pasta ou outra autoridade competente. O sistema deve registrar que a elaboração foi de uma pessoa e a aprovação, de outra, mesmo quando o setor de compras é pequeno.

Segregação de função significa que o mesmo servidor não pode participar do processo em nenhuma outra etapa?

Não. A vedação é sobre acumular elaboração e aprovação do mesmo documento. O mesmo servidor pode continuar acompanhando o processo, redigindo outros documentos ou executando etapas diferentes, desde que não assine o que ele próprio elaborou numa função suscetível a risco.

Como fica o registro quando quem redigiu o documento não é quem assina?

O histórico do processo deve manter os dois registros separados e visíveis: quem elaborou (autor do despacho) e quem aprovou (signatário), com data e hora de cada evento, de forma que a rastreabilidade não dependa de anotação manual.

É possível bloquear tecnicamente que a mesma pessoa assine o que ela mesma elaborou?

Sim, quando as permissões são configuradas por etapa do fluxo. Se a regra de acesso separa quem pode elaborar de quem pode assinar naquela etapa específica, o sistema não libera a assinatura para quem não tem essa permissão — inclusive para o autor do documento.

Conclusão

A segregação de função em compras públicas não resolve com mais gente — resolve com um fluxo que separa, etapa por etapa, quem elabora de quem aprova, e que registra essa separação de forma auditável. Isso vale tanto para prefeituras quanto para câmaras municipais e outros órgãos públicos que operam com equipe de licitação enxuta: o desenho do fluxo é o que sustenta a defesa em auditoria, não o tamanho da equipe.