A digitalização do atendimento da Secretaria de Obras e Meio Ambiente pode ajudar a reduzir em até 90% o tempo para emissão de alvarás.
Localizada no Sudeste de Minas Gerais, Conselheiro Lafaiete tem uma população estimada de 130 mil pessoas, segundo o último censo do IBGE. O município é privilegiado quando se fala sobre o Índice de Desenvolvimento Humano (IDH) e segurança pública municipal.
O IDH dos moradores é considerado alto pelo Atlas de Desenvolvimento Humano do Brasil, chegando a 0,761. Os valores variam de 0 a 1: mais próximo de 1 indica desenvolvimento elevado.
Na última pesquisa elaborada pelo Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada (Ipea), em que foi avaliado o grau de segurança dos municípios, Conselheiro Lafaiete se classificou como a 2ª cidade mais segura do estado.
Mas se uma cidade é tão bem posicionada nos indicadores sociais, como é o caso de Conselheiro Lafaiete, o que a gestão do município poderia fazer para melhorar ainda mais a entrega de serviços e a qualidade de vida dos moradores?
No último ano, só a Secretaria de Obras e Meio Ambiente teve uma despesa de quase R$ 1 milhão, segundo o Portal Transparência do Município. Parte dessa quantia foi destinada para compra de bens de consumo da prefeitura, como folhas de papel, canetas, caixas para arquivo, prateleiras, tintas para impressora e outros insumos que, juntos, elevam os custos da máquina pública.
A gestão municipal de Conselheiro Lafaiete já sabia da necessidade de enxugar os gastos, mas ainda não havia descoberto uma forma de equilibrar as contas e de melhorar a eficiência dos serviços à população.
Até 2021, a Secretaria de Obras e Meio Ambiente tramitava seus serviços de modo manual e 100% físico. Tudo era baseado no papel e dependia do trabalho dos servidores, cheio de idas e vindas, suscetível a erros que exigiam inúmeras correções antes de ser concluído.
Ao precisar de algum serviço público, primeiro o cidadão preenchia toda papelada à caneta, depois se deslocava até o balcão da prefeitura, onde não era incomum enfrentar filas para protocolar o pedido, além de aguardar até meses para ter a primeira resposta. Mesmo após toda essa espera na fila para análise, se fosse constatada qualquer irregularidade, o processo voltava para o requerente.
Esse fluxo complicado e moroso também se estendia ao outro lado do balcão, que se baseava em um processo burocrático como aquele enfrentado pelo usuário. Após a entrega da documentação, o servidor público precisava avaliar, também manualmente, cada folha do requerimento.
Para a engenheira civil e servidora da Prefeitura de Conselheiro Lafaiete, Vanilda Tavares, esse modelo de trabalho acarretava um tempo excessivo de espera.
“Precisávamos estabelecer melhorias porque os deferimentos estavam ficando com o prazo muito ampliado devido ao aumento expressivo da demanda", explica.
Os processos físicos chegavam a consumir mais de 64 mil folhas de papel por ano em uma única secretaria. Embora pareça pouco expressiva, o acúmulo de papel, ano após ano, estava comprometendo a logística da secretaria e os cofres públicos de Conselheiro Lafaiete.
Segundo o secretário de Planejamento, Daniel Moreira Carvalho, o volume de papel só aumentava, o que exigia cada vez mais espaço físico em locais acessíveis pela secretaria para consultas no dia a dia dos servidores.
"Então, além do consumo de papel, isso gerava um alto custo com impressão e arquivamento”, complementa.
Ciente deste cenário vivido por décadas, o Município investiu na digitalização de serviços públicos. Desde janeiro de 2022, os profissionais responsáveis por obras na cidade podem contar com serviços 100% digitais, que dispensam preenchimento manual de requerimentos em papel, protocolo presencial feito no balcão da prefeitura e tempo de espera excessivo.
Ao todo, nesta primeira fase da digitalização da Secretaria de Obras e Meio Ambiente, estão disponíveis cinco formulários digitais:
A transformação digital desses serviços cumpre dois propósitos: enxugar gastos com os bens de consumo que podem ser substituídos facilmente por métodos de trabalho mais simples e baratos, e a possibilidade de tornar a submissão e análise de requerimentos públicos eficientes de verdade.
A resposta para essa pergunta não precisa de muita elaboração porque a transformação digital dos serviços públicos serve para melhorar não só o dia a dia de trabalho dos servidores, mas também a maneira como a gestão pública e o cidadão se relaciona com a administração municipal.
O fluxo físico e excessivamente burocrático, em que a demora para preencher e analisar simples formulários era algo rotineiro, além de dificultar a atuação da prefeitura e a maneira como os moradores de Conselheiro Lafaiete solicitavam serviços, foi encurtado e facilitado com a digitalização.
Com a digitalização dos processos da Secretaria de Obras e Meio Ambiente, o requerente pode solicitar os serviços disponíveis 24 horas por dia, nos 7 dias da semana, através do celular ou computador, dispensando o deslocamento do cidadão até o balcão da prefeitura em qualquer etapa do processo.
Os formulários digitais implementados na secretaria pré-validam os dados informados pelo requerente. Isso evita que erros só sejam percebidos nas fases mais avançadas do fluxo de análise, justamente o que causava o acúmulo de documentação, atrasos e demora para respostas.
Uma vez pré-analisados, os requerimentos seguem para análise dos servidores que, a partir de agora, podem trabalhar sem precisar imprimir uma folha sequer ou fazer verificações a mão.
Essa transformação digital foi realizada em parceria com o Aprova Digital, uma plataforma especialista em digitalizar qualquer fluxo de trabalho de prefeituras. Para o diretor de Relações Institucionais do Aprova Digital, Henrique Mecabô, quando já é possível transformar esse cenário, as prefeituras precisam repensar a forma de fazer as coisas.
“Não faz sentido, por exemplo, que um engenheiro tenha que imprimir uma prancha imensa de projeto arquitetônico para dobrar e levar fisicamente até a prefeitura. O gasto de papel, dinheiro e tempo não é mais justificável”, frisa.
Com a substituição do fluxo manual, burocrático e ineficiente pela digitalização dos processos, a Prefeitura de Conselheiro Lafaiete tem condição de reduzir o tempo de análise e emissão de alvarás em até 90%.
Para o cidadão utilizar o sistema, basta criar uma conta personalizada e solicitar os serviços digitais da prefeitura clicando aqui.
A digitalização de serviços públicos é uma das tendências em 2022. Não se trata apenas de modernizar os serviços públicos para enxugar a máquina pública, mas sobretudo, de melhorar o ambiente de trabalho e a qualidade do serviço aos cidadãos. E é exatamente isso que as cidades mineiras têm apostado.
Em Patos de Minas, por exemplo, a gestão municipal gerenciou o processo de vacinação da população contra a Covid-19 inteiramente de forma digital.
Além da praticidade e de garantir o cumprimento das medidas de segurança, uma vez que o cidadão só compareceu ao posto no dia agendado pelo sistema, a digitalização ofereceu para a gestão municipal indicadores precisos e estratégicos sobre o perfil dos vacinados, região, gênero e faixa etária de quem mais aderiu à imunização.
Com esses dados, a prefeitura pode traçar estratégias para reverter, por exemplo, a pouca adesão às campanhas de vacinação.
Além de Patos, Varginha também já aposentou o papel e os processos físicos. Outros 50 municípios, que oferecem serviços públicos digitais para mais de 20 milhões de brasileiros todos os anos através do Aprova, estão despontando como as cidades do futuro.
