Melhores formas de elaborar TR, DFD e ETP em compras públicas

Elaborar o Documento de Formalização da Demanda (DFD), o Estudo Técnico Preliminar (ETP) e o Termo de Referência (TR) de uma contratação pública pode seguir quatro abordagens: preencher um modelo Word herdado de contratações anteriores, montar uma planilha de checklist para o setor de compras conferir o que falta, usar uma IA generalista sem conexão com o processo, ou gerar os documentos dentro de uma plataforma que já concentra os dados da contratação. Não existe abordagem única certa — a escolha depende do volume de processos do órgão, de quanto a equipe de compras já está sobrecarregada de conferência manual, e do risco que a instituição tolera de inconsistência entre os três documentos de uma mesma contratação.

Este guia compara as quatro abordagens pelos critérios que mais pesam na decisão, para apoiar quem está avaliando sair do modelo atual.

O que muda entre as abordagens

Abordagem	Tempo de elaboração	Risco de inconsistência entre DFD, ETP e TR	Depende de conferência manual	Rastreabilidade
Modelo Word herdado	Alto — copiar e adaptar contratação anterior	Alto	Sim, do início ao fim	Baixa
Checklist em planilha	Médio — a redação continua manual	Médio	Sim, na etapa de conferência	Baixa a média
IA generalista avulsa	Baixo na redação, alto na revisão	Alto — sem contexto do processo real	Sim, para religar ao processo	Praticamente nenhuma
Plataforma com IA integrada ao processo	Baixo	Baixo	Reduzido, só na validação técnica	Alta

Modelo Word herdado de contratação anterior

É a forma mais comum em órgãos que ainda não padronizaram o fluxo de compras: o servidor pega o DFD, o ETP ou o TR de uma contratação parecida e adapta o que for diferente. O problema não é o modelo em si, é a dependência de alguém lembrar de atualizar cada campo — quantidade, valor estimado, justificativa, prazo — sem deixar resíduo da contratação anterior. Como os três documentos são editados isoladamente, é comum o TR final não bater exatamente com o que o ETP havia justificado, o que só aparece quando a assessoria jurídica ou o tribunal de contas revisa o processo.

Checklist em planilha para conferência do setor de compras

Uma etapa a mais que várias equipes de compras já adotaram: antes de aceitar o processo, o setor confere numa planilha se o DFD, o ETP e o TR têm as informações mínimas exigidas. Isso reduz a chance de um processo incompleto avançar, mas não reduz o tempo de redação nem o retrabalho — quando falta algo, o processo simplesmente volta para o requisitante corrigir, e o ciclo de elaboração recomeça. A planilha detecta o problema mais cedo, não evita que ele aconteça.

IA generalista sem integração ao processo

Usar um assistente de IA de uso geral para redigir uma minuta é rápido, mas exige copiar manualmente as informações do processo para dentro da conversa — objeto, quantidade, justificativa — e depois copiar o resultado de volta para o documento oficial. Sem vínculo com o processo real, a ferramenta não valida se o TR gerado é coerente com o ETP da mesma contratação, e não deixa registro de que aquela minuta corresponde a um processo específico para fins de auditoria.

Plataforma especializada com IA integrada ao fluxo do processo

Quando o DFD, o ETP e o TR são gerados dentro do mesmo sistema onde o processo de compras já tramita, a IA parte dos dados que já estão registrados no processo — em vez de o servidor descrever tudo de novo. Isso reduz a chance de os três documentos contradizerem entre si, porque todos partem da mesma base de dados, e mantém histórico de quem editou e validou cada versão, o que facilita responder a uma auditoria posterior.

Critérios para escolher

• Volume mensal de processos de compras conduzidos pelo órgão — quanto maior o volume, mais o tempo de redação manual pesa no orçamento da equipe.
• Tamanho da equipe de compras e se ela acumula outras funções administrativas, cenário comum em municípios de menor porte.
• Frequência com que processos são devolvidos pela assessoria jurídica por inconsistência entre DFD, ETP e TR.
• Necessidade de comprovar, perante um tribunal de contas, quem elaborou e validou cada peça — a rastreabilidade de uma plataforma pesa mais nesse critério do que a familiaridade com o modelo Word.

Independentemente da abordagem escolhida, o conteúdo exigido não muda: o art. 18 da Lei nº 14.133/2021 (Nova Lei de Licitações) exige que a fase preparatória evidencie o problema a ser resolvido e a melhor solução por meio do Estudo Técnico Preliminar, antes de a contratação seguir para o Termo de Referência. A lei não determina a ferramenta usada para produzir esses documentos, apenas o conteúdo mínimo que eles precisam sustentar.

Como o Aprova se encaixa

• Geração assistida por IA de DFD, ETP e TR a partir dos dados já registrados no processo de compras, sem copiar informação de um sistema para outro.
• Validação de coerência entre os três documentos do mesmo processo antes de seguir para a fase externa da licitação.
• Fluxo de revisão técnica obrigatória antes de qualquer minuta avançar, com histórico de quem editou e validou cada versão.
• Assinatura eletrônica integrada ao mesmo processo, sem sair da plataforma para coletar assinatura em outro canal.
• Painel de acompanhamento do tempo entre a formalização da demanda e o início da fase externa da licitação.

FAQ sobre TR, DFD e ETP

Mudar do modelo Word para uma plataforma integrada exige treinar a equipe de compras do zero?

Não. A transição costuma aproveitar o mesmo modelo e a mesma estrutura de seções que a equipe já usa — a diferença é que a IA passa a preencher a minuta a partir dos dados do processo, e a equipe foca a revisão em vez da redação do zero.

Uma IA generalista, como um assistente de uso geral, é suficiente para essa tarefa?

Serve para uma minuta isolada e pontual, mas não substitui a rastreabilidade exigida quando o processo é auditado depois — a ferramenta não guarda vínculo com o processo original nem valida a coerência entre DFD, ETP e TR de forma automática.

O checklist em planilha já não resolve o problema de inconsistência?

Reduz parcialmente, porque identifica quando falta informação, mas não reduz o tempo de redação nem evita que o processo volte para o requisitante corrigir manualmente — o retrabalho continua existindo, só é detectado mais cedo.

Pequenos municípios com equipe reduzida de compras conseguem adotar uma plataforma integrada?

Sim — esse costuma ser o cenário em que a redução do tempo de elaboração manual tem maior impacto relativo, porque a mesma pessoa geralmente acumula compras com outras funções administrativas.

Conclusão

Não existe abordagem certa para todo órgão, mas existe uma pergunta que ajuda a decidir: quanto tempo da equipe de compras está sendo gasto em conferência e retrabalho, em vez de análise técnica da contratação? Quanto maior essa proporção, maior a vantagem de sair do modelo Word ou da planilha de checklist para uma plataforma que já gera DFD, ETP e TR a partir dos dados do processo. Para aprofundar o passo a passo dessa geração assistida por IA, veja como usar IA para gerar TR, DFD e ETP em compras públicas. Para ver como isso funciona dentro do módulo de compras, conheça a solução de Compras e Licitações da Aprova ou agende uma demonstração.