A transformação digital na gestão pública vai além de digitalizar documentos. Para uma prefeitura sem papel, é preciso repensar processos e adotar soluções que eliminem burocracias e tornem os serviços mais eficientes.

A burocracia excessiva e o uso de papel ainda são desafios para muitas prefeituras no Brasil. No entanto, a transformação digital vem mudando esse cenário, permitindo mais eficiência, transparência e acessibilidade nos serviços públicos. Mas por onde começar esse processo?

A resposta não está apenas na digitalização de documentos, mas sim na digitização. É um conceito que muitos desconhecem, que envolve a reformulação completa da gestão e da oferta de serviços digitais ao cidadão.

Implementar essa mudança exige planejamento, tecnologia e o envolvimento dos servidores públicos.

Neste blogpost, você vai saber como eliminar o uso do papel na sua prefeitura. Também vai entender as diferenças entre digitização e digitalização, e como uma Carta de Serviços Digitais pode ser o início dessa jornada.

Digitização vs. digitalização: qual a diferença?

Muitos gestores públicos acreditam que digitalizar documentos resolve os desafios administrativos. No entanto, apenas converter arquivos físicos em PDFs não muda a realidade da gestão pública.

Digitização é a transformação completa dos processos para um formato digital, sem necessidade de papel. Já a digitalização refere-se apenas à conversão de documentos físicos em arquivos eletrônicos.

Ou seja, uma prefeitura sem papel não apenas armazena documentos digitalizados, mas integra processos, automatiza serviços e reduz burocracia.

Esse avanço exige planejamento e ferramentas adequadas para gestão de documentos e a reorganização de fluxos e processos que promovam, de fato, a simplificação administrativa.

Falando em ferramentas adequadas, esse é outro essencial para uma prefeitura sem papel - e também onde muitos gestores erram.

Não digitalize seus problemas! Transformação digital não é documento digitalizado.

Muitas tecnologias no mercado prometem tudo, mas não entregam o que a prefeitura realmente precisa. Sistemas complexos, ferramentas nada intuitivas, que não atendem as necessidades dos servidores, nem melhoram a experiência dos cidadãos.

Sabe quando o barato sai caro? São sistemas que basicamente replicam uma caixa de e-mail. O servidor recebe documentos digitalizados, mas a análise continua manual, o controle segue em planilhas paralelas e o trabalho acaba dobrado.

Esse problema tem nome: é a Transformação Digital Iceberg. Aquele sistema contratado resolve apenas os problemas superficiais - a ponta do iceberg - e os desafios mais profundos e complexos continuam sem solução.

É o tipo de "tecnologia" que promete a digitização, mas mal entrega a digitalização!

Por isso, ter um passo a passo para a verdadeira transformação digital é essencial, e é isso que você vai ver agora.

Carta de Serviços Digitais: o primeiro grande passo para uma prefeitura sem papel

Antes de eliminar o papel, a prefeitura precisa definir quais serviços podem ser digitais e como disponibilizá-los.

Uma estratégia eficaz é criar uma Carta de Serviços Digitais. Trata-se de um documento que orienta gestores e servidores sobre quais atendimentos serão digitalizados e como funcionará a nova estrutura.

Uma carta bem estruturada facilita a adesão dos servidores, organiza a transição e melhora a experiência do cidadão. No guia que preparamos, detalhamos como elaborar essa carta e os principais elementos que não podem faltar.

Quer saber como fazer uma Carta de Serviços Digitais? Baixe agora o guia com o passo a passo.

Para uma prefeitura verdadeiramente digital, também é importante:

1. Identificar quais setores ainda dependem de papel e como migrar para soluções digitais

2. Adotar plataformas que substituem solicitações presenciais e impressas

3. Automatizar rotinas administrativas para substituir o trabalho manual por etapas automáticas

4. Usar inteligência artificial na análise de dados para tomada de decisões

5. Capacitar a equipe para operar as novas ferramentas

Cada passo contribui para tornar o governo digital uma realidade, aumentando a eficiência e reduzindo custos.

Sorocaba e a inovação na gestão pública

Todo mundo conhece o prefeito Rodrigo Manga. Carismático, popular, mas acima de tudo, inovador! O prefeito de Sorocaba/SP revolucionou a gestão na Secretaria de Planejamento e Desenvolvimento Urbano (Seplan) com a Aprova.

A prefeitura é 100% digital e todos os processos atendidos pelo Protocolo Geral da Seplan estão na Aprova.

Através da tecnologia, os analistas escolhem os campos que irão aparecer nos documentos com base no tipo de solicitação. Graças as etapas automáticas - que facilitam a vida dos servidores - os documentos personalizados são emitidos para o cidadão 80% mais rápido.

E a cereja do bolo: sabe aquelas multas por atrasos e erros no envio do Sisobra? Sorocaba não tem esse problema e envia em média 600 processos por mês de maneira automática.

Com poucos cliques e em menos de 5 minutos, o analista da prefeitura gera o arquivo e transmite diretamente pela plataforma.

O sistema da sua prefeitura faz isso? O da prefeitura de Sorocaba faz!

“É preciso inovar e se modernizar, para que Sorocaba cresça cada vez mais, a cada dia. Nossa cidade tem avançado muito e temos que acompanhar todo o progresso que ainda está por vir. Neste Governo, temos a proposta de inovar todo o processo administrativo, inclusive da Seurb, para que tenhamos mais agilidade e o munícipe consiga o documento tão necessário de sua residência, por exemplo, de forma mais ágil e prática”, ressalta o prefeito Rodrigo Manga.

Nos últimos anos, quase 22 mil processos tramitaram de forma 100% digital pela Aprova desde o lançamento, em 2022.

Cascavel e a eficiência do autodeclaratório

O município de Cascavel/PR adotou um modelo de licenciamento autodeclaratório e reduziu a burocracia e o tempo de espera para aprovações. Hoje, os profissionais podem emitir licenças sem necessidade de papel, acelerando a tramitação e garantindo mais eficiência administrativa.

Para construções de até 600 metros quadrados, a liberação do alvará é instantânea e automática.

Assista o vídeo e veja como a tecnologia contribui para o avanço da capital do Oeste.

Para a engenheira civil, Adrielli Amanda Heydt, quando os processos eram físicos a tramitação era lenta, as correções complicadas e custosas. Com a digitalização a produtividade aumentou e permite que ela gerencie muito mais projetos.

“A Aprova tem diversas funções que me auxiliam muito e a interface é muito intuitiva. A conversa direta com os analistas dentro do processo simplifica e facilita muito o entendimento entre os profissionais”, comenta.

Os benefícios da transformação digital na gestão pública

• Redução de custos: Menos papel, menos impressões, menos desperdício. A economia gerada pode ser realocada para melhorias nos serviços essenciais.

• Eficiência nos serviços: Atendimento ágil e online, reduzindo filas e o tempo de espera.

• Transparência e segurança: Melhor controle e rastreamento de informações, garantindo acesso simplificado e registros detalhados de processos.

• Desburocratização: Elimina etapas desnecessárias, dispensa atividades de revisão de processos, e torna o acesso aos serviços muito mais ágeis pelo meio digital.

• Sustentabilidade: Redução no consumo de papel e insumos físicos, contribuindo para a redução do impacto no meio ambiente. Além disso, documentos digitais eliminam a necessidade de gastos com armazenamento e locação de espaços físicos.

• Aprimoramento da gestão pública: Com processos mais eficientes, gestores podem focar em estratégias e inovação, ao invés de gastar tempo com burocracias e retrabalho.

• Acessibilidade e inclusão digital: Serviços digitais proporcionam maior alcance e comodidade, permitindo que cidadãos acessem documentos e protocolos de qualquer lugar.

A Lei Universal da Burocracia mostra que processos tendem a se multiplicar. Por isso, investir na transformação digital na gestão pública é essencial para evitar retrocessos e garantir serviços modernos e acessíveis.

Perguntas frequentes sobre prefeitura sem papel

1. Qual a diferença entre digitalizar e digitizar?

Digitalização: conversão de documentos físicos para digitais.
Digitização: reformulação dos processos administrativos para um modelo 100% digital.

2. Como começar a transformação digital na prefeitura?

O primeiro passo é mapear os processos que ainda dependem de papel e definir quais podem ser digitalizados. Criar uma Carta de Serviços Digitais é uma excelente estratégia inicial.

3. Quais são os benefícios de uma prefeitura sem papel?

Os benefícios são muitos, entre eles: redução de custos, eficiência operacional, transparência, segurança das informações, melhor experiência do cliente, facilidade no acompanhamento.

4. Como garantir que os servidores se adaptem às mudanças?

A melhor estratégia é oferecer treinamento contínuo, promover a cultura digital dentro da administração e investir em tecnologias intuitivas, que facilitem a adaptação dos servidores.

Nem tudo o que reluz é tecnologia!

Uma prefeitura sem papel é mais do que documentos digitalizados. A chave da transformação está na digitização, na criação de uma carta de serviços digitais acessíveis e na utilização de tecnologia de ponta.

Gestores que lideram essa transformação garantem mais eficiência, transparência e inovação para o setor público.

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