Não é novidade que os governos enfrentam uma demanda crescente por serviços enquanto precisam lidar com orçamentos limitados e crescentes restrições fiscais. Tais limitações forçam que as gestões avaliem alternativas para a redução de gastos públicos, sem deixar de lado a qualidade dos serviços prestados aos cidadãos.

As tecnologias e processos digitais oferecem uma grande oportunidade para atingir esse objetivo ao possibilitar a automatização de tarefas rotineiras, melhorando a eficiência e reduzindo despesas.

Além da redução de gastos públicos em uma gestão digital, ao automatizar e simplificar os processos, os governos podem economizar tempo, aumentando a eficiência e a transparência dos serviços prestados à população.

Confira seis exemplos de como a tecnologia e os processos digitais ajudam na redução de gastos públicos:

1) Serviços online

As prefeituras e câmaras municipais podem reduzir os gastos fornecendo serviços on-line, como solicitações e renovações de licenças ambientais; emissão de alvarás para autorização de construções no município, também para a abertura de empresas. 

Até mesmo as reclamações no Procon podem ser feitas de forma totalmente online para otimizar e reduzir custos.

Em Chapecó, município de Santa Catarina, o Procon se tornou digital e obteve resultados, até então, inimagináveis. O formato digital eliminou os custos do envio de intimações para as empresas reclamadas, que passaram a ser notificadas de forma online. Hoje, todo o acompanhamento do processo é realizado pelo ambiente virtual.

O armazenamento na nuvem também ajuda na redução de despesas, já que elimina a necessidade de espaços físicos para estocar a papelada, além de evitar o extravio de documentos e informações. Os processos físicos tem um custo mais alto, além de ser burocrático. As diligências precisam ser arquivadas por cinco anos, ocupando espaço devido ao volume de processos.

Com o Procon digital em Chapecó, o atendimento leva em média 30 minutos, enquanto no balcão demorava até 3 horas. O sistema que ajuda na redução de gastos públicos e aumenta a eficiência dos serviços ao consumidor, tem recebido mais de 1.000 pedidos por mês, em média.

2) Fluxo de trabalho automatizado

O fluxo de trabalho automatizado ajuda a reduzir os gastos públicos, simplificando os processos e eliminando a necessidade de intervenção manual. 

Isso faz com que as tarefas rotineiras sejam realizadas por um sistema, liberando os servidores para tarefas mais complexas e que causam impacto econômico para o desenvolvimento do município

Em Minas Gerais, o cenário da construção civil se mostrou um pilar importante na economia na cidade de Varginha, especialmente na pandemia da Covid-19. A tramitação digital de alvarás e outros documentos para obras se manteve sem interrupção. Atualmente a aprovação de um projeto ou pedido de alvará acontece em aproximadamente 25 dias.

Antes da digitalização, esse mesmo pedido poderia levar mais de dois meses para ser atendido pelos servidores. A automatização do atendimento, ou seja, colocar etapas do atendimento no piloto automático, também liberou os servidores para atualizar o cadastro imobiliário e com isso, incrementar a arrecadação municipal.

3) Gestão eletrônica e armazenamento de documentos

Os sistemas de gerenciamento de documentos digitais contribuem significativamente para a redução de gastos públicos. Ao digitalizar documentos em papel e redesenhar os processos para que todas as solicitações sejam feitas de forma online, os órgãos públicos reduzem a necessidade de espaço de armazenamento físico, eliminam o custo de impressão e envio de documentos  e tornam as informações mais facilmente acessíveis ao público. 

Isso pode incluir tudo, desde agendas e atas de reuniões, documentos e solicitações de toda a comunidade e até registros e contratos de propriedades. Ao migrar para a nuvem, as prefeituras e câmaras municipais reduzem o custo de manutenção da infraestrutura física, hardware, software e infraestrutura de TI, liberando recursos para outras iniciativas.

Além do Procon de Chapecó que conseguiu reduzir despesas com a tramitação e armazenamento na nuvem, Lages, também em Santa Catarina, é outro município que implementou um sistema para prefeituras para facilitar o gerenciamento de todos os processos e documentos.

Hoje, tudo fica arquivado na nuvem da AWS, de forma extremamente segura, eliminando os riscos de danos e extravio de documentos. Antes da implementação do sistema, todo o armazenamento era feito em armários, acumulando milhares de processos que precisavam permanecer arquivados por anos.

Já na capital de São Paulo, após uma enchente na Barra Funda que destruiu o galpão que era utilizado para arquivar processos da cidade, o armazenamento na nuvem foi a solução que garantiu segurança aos documentos da cidade com mais de 22 milhões de habitantes.

A segurança na armazenagem e tramitação dos processos é uma das principais características das cidades inteligentes.

4) Fiscalizações móveis

Outra alternativa para a redução de gastos públicos é utilizar dispositivos móveis para realizar fiscalizações. Através de um sistema personalizado para a secretaria de obras, por exemplo, a prefeitura pode reduzir o tempo e os recursos necessários para as fiscalizações presenciais. 

Essa alternativa tem sido muito utilizada pelos municípios brasileiros, pois agiliza as construções nas cidades com a emissão do alvará declaratório.

O declaratório tem o objetivo de atingir cenários específicos que permitam aprovações com certa facilidade. A emissão de alvarás para construções de baixo impacto é um bom exemplo. Na prefeitura de Florianópolis os alvarás para imóveis unifamiliares de qualquer metragem já são emitidos somente no formato declaratório. O documento pode ser liberado para o profissional na hora, em instantes mesmo. Lá na capital de Santa Catarina o mais rápido foi feito em apenas 5 minutos.

Isso garante mais rapidez porque a prefeitura pode colocar o sistema para validar sozinho algumas etapas ou todo atendimento. Se a prefeitura desejar e o requerente tiver tudo em mãos é possível liberar o alvará instantaneamente. A plataforma da Aprova faz a pré-análise das informações em tempo real, o que garante que as determinações do plano diretor sejam atendidas durante o preenchimento. 

O alvará declaratório também permite criar automações baseadas na legislação e nos parâmetros urbanísticos de cada cidade, pois a plataforma só valida e autoriza o pedido de alvará se o projeto estiver de acordo com todas as regras. Levando em conta que 70% dos alvarás emitidos em uma prefeitura podem se enquadrar no modelo declaratório, esse pode ser um recurso interessante para ampliar a eficiência das análises mais simples e liberar o servidor para trabalhar em projetos complexos.

O declaratório coloca as análises no piloto automático e contribui ativamente para a redução dos gastos públicos e aumento da arrecadação municipal, aumentando o volume de emissão de alvarás em até 500%.

5) Programas de incentivo à eficiência 

Programas de incentivo à eficiência também ajudam na redução de gastos públicos. Ao criar programas que recompensam os funcionários que encontram maneiras de economizar dinheiro e melhorar a eficiência, é possível incentivá-los a serem mais proativos na busca de soluções de redução de custos.

Um exemplo disso aconteceu em Navegantes, município catarinense. Os servidores da Secretaria de Planejamento foram reconhecidos com o Prêmio Boas Práticas na Gestão Pública Municipal. Criada pela prefeitura da cidade, a premiação reconhece práticas bem-sucedidas e inovadoras, além de premiar os servidores que viram a importância da transformação digital para a redução dos gastos públicos.

6) Pagamentos eletrônicos

Sabia que até mesmo os sistemas de pagamento eletrônico podem reduzir os gastos das prefeituras e câmaras municipais? 

É isso mesmo. 

Ao oferecer opções de pagamento de contas on-line para contas de serviços públicos, impostos sobre a propriedade e outras taxas, a prefeitura pode reduzir os custos associados ao processamento de cheques e ordens de pagamento em papel. 

Isso pode incluir custos como postagem, impressão e taxas bancárias. Isso também pode reduzir o potencial de fraude, pois os sistemas de pagamento eletrônico são mais seguros e transparentes do que os métodos tradicionais.

Além de ajudar na redução de gastos públicos, também é possível aumentar a arrecadação municipal. 

Por isso, a Aprova Digital lançou o AprovaPay, um sistema de pagamento eletrônico que possibilita a arrecadação de taxas, impostos e tributos, de forma extremamente prática e segura.

Com ele, o cidadão consegue parcelar suas dívidas com o município em até 12 vezes. Outra vantagem é que a implementação do AprovaPay acontece rapidamente e, em 10 dias, o município já estará arrecadando.

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Tecnologia que ajuda na redução dos gastos públicos e não compromete o orçamento

As tecnologias e processos digitais oferecem uma grande oportunidade para as prefeituras e câmaras municipais reduzirem os gastos públicos, mantendo a qualidade dos serviços prestados aos cidadãos.

Ao simplificar processos, reduzir a intervenção manual e melhorar a eficiência, as tecnologias digitais podem ajudar os governos a reduzir custos e liberar recursos para outras iniciativas. No entanto, é importante observar que a transformação digital é um processo complexo que requer uma abordagem estratégica e as ferramentas e conhecimentos certos. 

Diferentemente da contratação de soluções padronizadas, o Aprova Digital é um sistema personalizável que leva em conta a realidade de cada cidade e seus aspectos de maior carência de funcionamento. 

Alguns gestores poderiam pensar que para resolver o problema de estrutura para arrecadação de impostos, seria necessário aumentar a mão de obra de servidores públicos. 

Mas em um cenário onde não se tem estrutura para arrecadar, além da Lei de Responsabilidade Fiscal que determina uma porcentagem para gasto com pessoal, a ideia de aumento de pessoal não é possível. Apostar numa cidade digital é uma forma de atender a demanda de serviços sem a necessidade da contratação de novos servidores.

Os sistemas personalizados para prefeituras - tanto para os pequenos quanto para os grandes municípios - custam menos, não comprometem o orçamento e não colocam a gestão municipal nos limites de gasto determinados pela Lei de Responsabilidade Fiscal.

Para obter resultados inéditos em suas prefeituras, os gestores devem adotar uma abordagem holística, considerando todos os aspectos para essa transformação - pessoas e processos e tecnologia - garantindo uma jornada digital bem-sucedida.

Alternativas de sucesso em outros países

A tecnologia também tem permitido a redução de gastos públicos em outros países. São exemplos de governos que implementaram recursos tecnológicos que reduzem tempo, economizam recursos, aumentam a transparência e diminuem o risco de erros e fraudes.

Compra Eletrônica

A aquisição eletrônica é o processo de compra de bens e serviços por meio de uma plataforma eletrônica, em vez dos métodos tradicionais baseados em papel. O governo do México implementou um sistema eletrônico de aquisição, que reduziu o tempo de aquisição em 70% e economizou ao governo aproximadamente US$ 120 milhões por ano.

Registros Eletrônicos de Saúde

Registros eletrônicos de saúde (EHRs) são versões digitais dos registros médicos dos pacientes, que são armazenados e gerenciados eletronicamente. A Dinamarca implementou um sistema de registro eletrônico de saúde, que ajudou na redução de gastos públicos para manter os registros dos pacientes, economizando por ano cerca de US$ 100 milhões.

Transferência Eletrônica de Benefícios

A transferência eletrônica de benefícios (EBT) é o processo de transferência de benefícios, como benefícios de bem-estar ou vale-refeição, para destinatários por meios eletrônicos. O governo dos Estados Unidos implementou um sistema eletrônico de transferência de benefícios, que reduziu em 70% o tempo necessário para distribuir os benefícios e impactou em aproximadamente US$ 100 a redução de gastos públicos.

Gerenciamento de Identidade Eletrônica

O gerenciamento de identidade eletrônica é o processo de gerenciamento e verificação de identidades eletronicamente. A Suécia implementou um sistema de gerenciamento de identidade eletrônica, que reduziu o tempo e os recursos necessários para verificação de identidade em 90% e economizou ao governo aproximadamente US$ 50 milhões anualmente.

Benefícios para todos

A Aprova Digital é uma grande aliada na redução de gastos públicos e ainda aumenta a eficiência dos serviços prestados à população.

De pequenos municípios até grandes capitais, todas as cidades podem se beneficiar com a utilização da plataforma, que é pensada para atender demandas específicas e personalizada para a realidade de cada cidade.

À medida que a tecnologia evolui e melhora, podemos esperar benefícios ainda maiores para os servidores públicos, comunidade e para o legado de uma gestão.

Atualmente mais de 75 cidades oferecem serviços públicos digitais e impactam a vida de milhões de brasileiros todos os anos, gerando economia e mais eficiência para o governo.

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