A transformação digital iceberg é um dos principais problemas enfrentados pela gestão pública. Talvez você não conheça essa expressão, mas ela existe e coloca em risco todo planejamento e ações da gestão municipal.

Nesse tipo de transformação o município contrata uma empresa com a promessa de resolver todos problemas com a implantação de um sistema digital. Mas na prática, os resultados não são transformadores e geram consequências prejudiciais para a gestão

Depois de conseguir entrar na prefeitura, os gestores e servidores percebem que o sistema contratado resolve apenas os problemas superficiais - a ponta do iceberg - deixando os desafios mais profundos e complexos sem solução.

Neste artigo, discutiremos os principais problemas relacionados à chamada transformação digital iceberg e suas consequências desastrosas para o município vítima dessa armadilha.

O caos abaixo da superfície

Num mundo onde a tecnologia avança rapidamente, é fundamental que a gestão pública acompanhe essa evolução para proporcionar serviços mais eficientes e satisfatórios à população.

A transformação digital em prefeituras e câmaras têm mudado a forma de gerir a máquina pública e através de processos digitais os municípios estão modernizando os serviços e obtendo excelentes resultados.

No entanto, ao adotar soluções tecnológicas de forma isolada, sem considerar a integração de sistemas e a revisão de processos, as prefeituras acabam resolvendo apenas os problemas mais visíveis.

A automação de tarefas pontuais e a digitalização de documentos podem melhorar aparentemente a eficiência dos serviços, mas não abrangem os desafios subjacentes. Essa abordagem limitada não é capaz de promover a sinergia entre os setores municipais e pode, inclusive, agravar os problemas existentes.

Ao resolver apenas a ponta do iceberg, tudo o que está abaixo da superfície continua um verdadeiro caos.

Os servidores continuam sobrecarregados, os cidadãos permanecem esperando semanas ou meses por atendimento, e os gestores somam mais um problema complexo às várias demandas que precisam resolver diariamente.

Confira a seguir os 6 problemas causados pela transformação digital iceberg.

1 - Falta de integração entre sistemas e setores

A ausência de integração adequada entre os setores e os sistemas utilizados pela gestão pública pode resultar em silos de informação. Cada departamento ou setor acaba por operar com seus próprios sistemas, sem compartilhar dados de forma eficiente. Isso leva a retrabalhos, redundâncias e dificuldades na obtenção de uma visão completa das necessidades do município e dos contribuintes. A falta de integração provocada pela transformação digital iceberg prejudica a eficiência, a colaboração e a tomada de decisões.

2 - Comunicação lenta e fragmentada

Outra consequência da transformação digital iceberg é que, devido a falta de ferramentas colaborativas e adequadas para a troca de informações entre setores, os servidores continuam  dependentes de métodos de comunicação ultrapassados que resultam em fluxos de comunicação fragmentados e demorados.

Os processos excessivamente burocráticos e a falta de um sistema que centraliza as conversas  dificulta a troca rápida de informações entre os departamentos. Isso prejudica a tomada de decisões, a resolução de problemas e a prestação de serviços ágeis aos cidadãos.

3 - Tarefas manuais e repetitivas

A transformação digital iceberg não provoca melhoria nos processos antes de torná-los digitais, e como consequência, acaba digitalizando fluxos ineficientes.

As tarefas passadas para o ambiente digital continuam dependendo de ações manuais, impedindo que os servidores públicos se dediquem a atividades mais estratégicas e de maior valor, limitando o potencial de melhoria e inovação.

Isso consome tempo e recursos preciosos, além de aumentar o risco de erros e o desgaste físico e mental. 

4 - Servidores sobrecarregados

Outra consequência da transformação digital iceberg é manter os servidores públicos sobrecarregados devido ao acúmulo de funções.

As tarefas manuais que poderiam ser realizadas pelo sistema são somadas à falta de suporte dos sistemas despreparados, fazendo com que servidores precisem atender cidadãos que possuem dúvidas sobre os novos processos digitais.

A demanda cresce e o retrabalho aumenta resultando em baixa produtividade, esgotamento e redução da motivação dos funcionários.

5 - Ausência de dados e indicadores de desempenho

Esse é mais um dos grandes problemas causados pela transformação digital iceberg: a falta de dados e indicadores. A ausência de indicadores de desempenho dificulta a identificação de áreas e gargalos que requerem melhorias.

Os gestores ficam à mercê e impossibilitados de acompanhar com clareza o desempenho das atividades realizadas pelos servidores.

6 - Decisões aleatórias

A transformação digital iceberg impede a avaliação objetiva do impacto das ações da administração e acarreta diversas consequências que estão interligadas. A ausência de indicadores para embasar a tomada de decisões é uma delas.

A falta de uma metodologia eficiente que leve em consideração os dados disponíveis limita a capacidade de avaliação e decisão dos gestores, levando-os a ações baseadas em suposições ou intuições, em vez de evidências concretas.

A partir das decisões aleatórias e escolhas inadequadas os problemas só aumentam: desperdício de recursos, serviços ineficientes, cidadãos insatisfeitos e desgaste da imagem do gestor.

Os 6 problemas mencionados acima são apenas alguns exemplos dos desafios enfrentados pelas prefeituras que caem na armadilha da transformação digital iceberg. Por abordar apenas a camada superficial, a transformação digital iceberg é incapaz de impulsionar a modernização e o progresso na gestão pública.

Como se proteger da transformação digital iceberg

A transformação digital é uma jornada essencial para a modernização da gestão pública, porém, é preciso evitar a armadilha da transformação digital iceberg.

Soluções superficiais podem até proporcionar melhorias aparentes, mas não abordam os problemas subjacentes que afetam a eficiência e a qualidade dos serviços públicos.

Para se livrar de todos os transtornos causados pela transformação digital iceberg é necessário avaliar com cautela e não se deixar enganar com tecnologias milagrosas que prometem resolver do dia para a noite os problemas da gestão.

Modernizar os processos de um município não é tarefa simples como muitos dizem. 

Sabendo que a gestão pública é algo complexo e cheio de entraves burocráticos, como acreditar que apenas uma tecnologia é capaz de realizar a transformação?

Lembre-se: Um sistema, sozinho, não é capaz de provocar a mudança. A verdadeira transformação digital só acontece com uma metodologia eficiente e uma abordagem abrangente que contempla os três pilares fundamentais dessa jornada: pessoas, processos e tecnologia.

Os três pilares fundamentais da verdadeira transformação digital

Desde 2017 a Aprova ajuda diversas cidades brasileiras a realizarem a verdadeira transformação digital. Muitos gestores buscaram a Aprova para resolver os problemas da transformação digital iceberg, depois de terem caído nesta armadilha que pode naufragar uma gestão.

Com a metodologia exclusiva para modernizar prefeituras e câmaras, a Aprova é a única solução personalizável de acordo com a realidade de cada município e que realmente preza pelo conjunto: pessoas, processos e tecnologia.

Reconhecida pela excelência no atendimento aos servidores, é com base em uma metodologia eficiente e segura que a Aprova garante à administração pública uma transformação digital de sucesso.

Pessoas: o capital mais valioso da jornada

As pessoas são o elemento central de qualquer organização, inclusive da gestão pública. Ao priorizar as pessoas, reconhecemos a importância dos servidores públicos e dos cidadãos envolvidos nos processos.

A capacitação adequada dos funcionários e o engajamento dos cidadãos são essenciais para a adoção e utilização efetiva das tecnologias e para o sucesso da transformação digital como um todo.

Uma abordagem centrada nas pessoas permite considerar as necessidades, expectativas e experiências dos usuários dos serviços públicos, buscando proporcionar soluções que atendam a essas demandas de forma eficiente e satisfatória.

Os servidores são essenciais na modernização do serviço público. Eles são ouvidos pela Aprova desde a 1ª etapa, e as configurações do sistema resolvem as dores que eles enfrentam na rotina.

Processos: a engrenagem que movimenta a transformação digital

Os processos são a base de todas as atividades realizadas pela gestão pública. Com a avaliação dos processos, busca-se entender e aprimorar as atividades e fluxos de trabalho existentes.

A análise e otimização dos processos permitem identificar gargalos, ineficiências e oportunidades de automação e digitalização. Dessa forma, é possível eliminar tarefas redundantes, simplificar procedimentos e tornar os serviços mais ágeis e eficientes.

Uma metodologia eficiente considera a revisão e reestruturação dos processos como um passo essencial para uma transformação digital bem-sucedida.

A Aprova faz a otimização de todos os fluxos de forma estratégica para não digitalizar processos ineficientes e para desburocratizar etapas morosas.

Tecnologia: estratégia para obter resultados inéditos

A tecnologia é o terceiro elemento desta jornada de transformação. Ela desempenha um papel crucial na transformação digital, mas deve ser vista como uma ferramenta a serviço das pessoas e dos processos.

É necessário adotar a solução que realmente atenda às necessidades identificadas nos processos e às expectativas das pessoas. A tecnologia escolhida deve ser de confiança e permitir a criação de um ambiente digital consistente e harmonioso.

A Aprova usa fluxos especialistas, automação, inteligência artificial e se integra aos sistemas já usados pela prefeitura para melhorar a experiência dos servidores e cidadãos, e gerar resultados inéditos para os gestores.

Assista o vídeo a seguir e entenda por que os três pilares são tão importantes na verdadeira transformação digital.

Seja você o responsável pela verdadeira transformação digital

A integração dos três pilares: pessoas, processos e tecnologia, permite uma visão holística e orientada para resultados, promovendo a eficiência, a transparência e a inovação no serviço público.

A verdadeira transformação digital é a grande direcionadora para que a administração pública possa, de fato, fazer a diferença na vida dos cidadãos e deixar um legado em seu município. 

Mais de 100 cidades do Brasil confiaram na metodologia da Aprova e seguem obtendo resultados inéditos e impactando a vida de milhões de brasileiros todos os anos.

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