Como estruturar a pesquisa de preços de mercado no planejamento da contratação

Estruturar a pesquisa de preços de mercado significa transformar a coleta de valores de referência — hoje muitas vezes feita em site de fornecedor, em conversa telefônica ou em orçamento avulso anexado ao processo — em uma etapa formal do processo eletrônico, com formulário próprio, fonte identificada e resultado vinculado ao Estudo Técnico Preliminar (ETP) que vem em seguida. Não é digitar o valor encontrado num campo de texto: é registrar de onde veio cada cotação, quem a forneceu e por que ela foi ou não aproveitada na estimativa final.

Este guia cobre o que caracteriza essa etapa, por que tratá-la como processo formal reduz risco de questionamento, o passo a passo para estruturá-la dentro do fluxo de compras, o que a legislação exige e os indicadores que mostram se a pesquisa está sustentando decisões de preço consistentes.

O que é pesquisa de preços de mercado

Pesquisa de preços de mercado é a etapa da fase de planejamento da contratação em que o órgão público levanta os valores praticados para o objeto pretendido, combinando diferentes fontes — cotação direta com fornecedores, contratações similares já realizadas pela Administração, painel de preços, mídia especializada — para compor uma estimativa de valor que sustente o ETP e, depois, o Termo de Referência. O resultado dessa pesquisa não é um número isolado: é a mediana ou a média dos valores coletados, acompanhada da metodologia usada para chegar a ela.

Por que a pesquisa de preços importa

Quando a pesquisa de preços não tem rito definido, o problema raramente aparece na hora da cotação — aparece depois, na auditoria ou no questionamento de um licitante. Um valor estimado sem fonte identificada, ou com cotação obtida informalmente por telefone e nunca documentada, compromete a defesa técnica do preço de referência caso a Administração precise justificar por que aceitou ou recusou uma proposta. Além disso, sem um canal estruturado para o fornecedor responder à solicitação de cotação, o servidor acaba fazendo esse trabalho manualmente — pesquisando em site de varejo, anotando valores em planilha paralela — o que consome tempo da fase mais crítica do planejamento e ainda deixa a fonte de cada preço difícil de reconstituir depois.

Passo a passo para estruturar a pesquisa de preços

1. Separe a pesquisa de preços do ETP como etapa própria do processo

Trate a coleta de valores como um despacho específico, anterior ao ETP — não como um campo de texto livre dentro do próprio estudo técnico. Isso preserva o rastro de cada cotação de forma independente do documento final.

2. Estruture um formulário de solicitação de cotação

Defina os campos obrigatórios da solicitação formal: identificação do fornecedor, especificação técnica do objeto, quantidade, prazo de validade da proposta e forma de pagamento. Um formulário padronizado evita que cada servidor peça cotação de um jeito diferente.

3. Direcione a cotação para preenchimento pelo próprio fornecedor

Em vez do servidor digitar o valor que encontrou num site ou recebeu por telefone, encaminhe o formulário de cotação diretamente ao fornecedor externo para que ele preencha e envie pelo sistema. Isso elimina a transcrição manual e mantém o documento de origem anexado ao processo.

4. Combine mais de um parâmetro do art. 23 quando possível

Não dependa de uma única fonte. Uma pesquisa mais defensável combina cotação direta com fornecedores, contratações similares já feitas pela própria Administração e, quando disponível, dados de mídia especializada ou de painel de preços — os parâmetros previstos em lei.

5. Registre a justificativa quando uma cotação for descartada

Se um valor recebido for inexequível ou muito destoante da mediana, documente o motivo do descarte no próprio processo. Isso evita que a metodologia da pesquisa pareça arbitrária numa revisão posterior.

6. Vincule o resultado consolidado ao ETP e ao TR seguintes

O valor de referência apurado na pesquisa deve alimentar diretamente o ETP e, na sequência, o Termo de Referência — sem que alguém precise copiar o número manualmente de um documento para outro.

7. Mantenha o histórico de cada cotação disponível para auditoria

Cada cotação recebida — de qual fornecedor, em que data, por qual canal — deve permanecer acessível dentro do processo, pronta para consulta em caso de questionamento do Tribunal de Contas ou de licitante.

O que a legislação exige

O art. 23 da Lei nº 14.133/2021 determina que o valor estimado da contratação seja compatível com os preços praticados pelo mercado e, no §1º, elenca os parâmetros que podem sustentar essa estimativa — entre eles, composição de custos unitários, dados de contratações similares feitas pela Administração Pública e pesquisa direta com no mínimo três fornecedores, mediante solicitação formal de cotação. O portal de Licitações e Contratos do Tribunal de Contas da União reforça que esses parâmetros podem — e devem, quando possível — ser combinados, em vez de o órgão se limitar a uma única fonte de preço.

Como o Aprova resolve isso

• Formulário de solicitação de cotação 100% customizável, que pode ser preenchido diretamente pelo fornecedor externo, sem digitação manual pelo servidor.
• A IA do Aprova ajuda a montar a estrutura do formulário de cotação a partir da descrição do objeto informado pelo servidor.
• O ETP e o TR gerados com apoio de IA usam automaticamente as informações já registradas nos despachos anteriores do processo — incluindo a pesquisa de preços — sem exigir novo preenchimento manual.
• Histórico completo de cada cotação recebida, com data, fornecedor e canal, disponível dentro do processo para consulta em auditoria.

Indicadores para medir a pesquisa de preços

• Tempo médio entre a abertura da solicitação de cotação e a consolidação do valor estimado.
• Percentual de processos com pesquisa de preços sustentada por mais de uma fonte do art. 23.
• Número de cotações recebidas diretamente do fornecedor externo pelo formulário próprio, sem transcrição manual.
• Percentual de ETPs devolvidos por falta de fundamentação da estimativa de preço.

FAQ sobre pesquisa de preços de mercado

É obrigatório consultar no mínimo três fornecedores?

A pesquisa direta com no mínimo três fornecedores é um dos parâmetros previstos no art. 23, §1º, da Lei 14.133/2021, mas a lei permite combiná-lo com outras fontes — não exige que essa seja a única via de estimativa.

Um orçamento obtido em site de fornecedor pode ser usado como cotação?

Pode ser usado como referência de mídia especializada ou de domínio amplo, mas é recomendável documentar a fonte (link, data de acesso, print) dentro do processo, e não apenas registrar o valor sem rastro de origem.

Quem deve preencher o formulário de solicitação de cotação: o servidor ou o fornecedor?

O ideal é que o próprio fornecedor preencha o formulário enviado pelo sistema, o que elimina a etapa de transcrição manual do valor pelo servidor e preserva o documento original de resposta.

O que fazer se uma cotação recebida for muito diferente das demais?

Registre a justificativa do descarte ou da ponderação diferenciada dentro do processo — isso sustenta a metodologia da pesquisa caso ela seja questionada depois.

A pesquisa de preços entra automaticamente no valor final do ETP?

O resultado consolidado da pesquisa deve alimentar o ETP como referência de valor, mas a decisão final sobre a estimativa de contratação continua sendo do responsável técnico, não do sistema.

Conclusão

Pesquisa de preços sem rito formal é risco represado: aparece como questionamento de licitante, glosa em auditoria ou dificuldade de reconstituir de onde veio um valor de referência meses depois de o ETP ter sido aprovado. Tratar essa etapa como processo eletrônico próprio — com formulário estruturado, fonte identificada e vínculo automático ao ETP — é o que sustenta, na prática, a compatibilidade do preço estimado com o mercado exigida pelo art. 23 da Lei 14.133/2021.

Esse tema se conecta diretamente a o que é ETP (Estudo Técnico Preliminar) e a como validar o pedido de compra antes do Termo de Referência. Para ver como a pesquisa de preços se conecta à geração de ETP, TR e DFD com apoio de IA, veja também como gerar TR, DFD e ETP com IA em compras públicas.

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