Melhores formas de elaborar ETP e TR em equipe em compras públicas

Elaborar o Estudo Técnico Preliminar (ETP) e o Termo de Referência (TR) em equipe significa produzir esses documentos com mais de uma pessoa contribuindo ao mesmo tempo — requisitante, setor de compras, área técnica, jurídico — sem que cada revisão vire uma nova versão do arquivo circulando por e-mail. As três abordagens mais comuns são o documento de texto compartilhado (Google Docs, Office 365), o próprio sistema de processos administrativos usado fora da fase de redação colaborativa, e um editor de texto integrado ao fluxo do processo de compra. Nenhuma delas é superior em tudo: cada uma resolve bem um cenário e trava em outro.

O que muda entre as abordagens

Abordagem	Edição simultânea por várias áreas	Rastreabilidade da elaboração	Integração com o processo formal
Documento de texto compartilhado	Sim	Baixa — histórico fica fora do protocolo	Nenhuma, alguém copia o conteúdo depois
Sistema de processos sem editor colaborativo	Não	Alta, mas só a partir da versão final	Total, porém só depois de pronto
Planilha ou e-mail com versão manual	Não	Muito baixa, depende de quem consolidou	Nenhuma
Editor integrado ao processo, com IA de apoio	Sim	Alta, desde o rascunho	Total, desde a primeira versão

Documento de texto compartilhado (Google Docs, Office 365)

É a saída mais comum quando o sistema de processos do órgão — SEI ou equivalente — não permite que duas pessoas editem a mesma peça ao mesmo tempo. Requisitante, compras e área técnica escrevem juntos em tempo real, com comentários e histórico de alterações. O ganho de velocidade na redação é real, mas o documento nasce fora do processo: quando fica pronto, alguém ainda precisa copiar o conteúdo para dentro do protocolo formal, e nesse meio-tempo o histórico de quem editou o quê some da trilha do processo — se um Tribunal de Contas pedir a rastreabilidade completa da elaboração, ela está no Google Docs, não no protocolo.

Sistema de processos sem editor colaborativo integrado

Muitos sistemas de tramitação — inclusive o SEI — tratam o despacho como um bloco de texto único, editado por uma pessoa de cada vez. Funciona bem quando o ETP ou o TR é redigido por um único servidor, mas força o trabalho em grupo para fora do sistema sempre que mais de uma área precisa compor o mesmo documento simultaneamente. O resultado é o padrão descrito acima: rascunho no documento compartilhado, versão final colada no processo.

Planilha ou e-mail com controle de versão manual

Ainda aparece em órgãos menores ou em contratações pontuais: um arquivo é anexado ao e-mail, cada área comenta na resposta, e alguém consolida manualmente as sugestões na versão seguinte. É a abordagem mais frágil das quatro — não há edição simultânea, não há histórico confiável de quem sugeriu o quê, e a consolidação manual é onde mais se perde uma exigência que alguém já tinha apontado numa versão anterior.

Editor integrado ao processo, com IA como apoio

Uma plataforma de compras com editor de texto embutido no próprio despacho resolve a lacuna das duas primeiras abordagens: o documento é editado dentro do processo desde o rascunho, campo por campo, com tabelas e formatação equivalentes às de um editor comum, e o histórico de quem escreveu o quê fica registrado no mesmo protocolo — sem etapa de colar depois. Quando o editor tem geração assistida por IA, a primeira minuta do TR já nasce a partir do que o requisitante preencheu e do histórico de termos de referência anteriores do próprio órgão, cabendo à equipe revisar e ajustar — o que exige atenção redobrada a referências que a IA pode não ter em contexto, como o número do instrumento no Plano de Contratações Anual (PCA) ou a dotação orçamentária específica daquela contratação.

Critérios para escolher

• Quantas áreas diferentes normalmente compõem o mesmo ETP ou TR — quanto mais gente envolvida ao mesmo tempo, maior o custo de não ter edição simultânea dentro do processo.
• Se o órgão já é cobrado por auditoria a apresentar a trilha completa de elaboração do documento, não só a versão final assinada.
• Se a contratação é volume alto e recorrente (compras rotineiras) ou pontual e de baixo volume — o ganho de um editor integrado com IA cresce com a repetição.
• Se o objetivo imediato é reduzir o tempo de redação ou reduzir o retrabalho de reconciliar o documento com o processo depois — são dois problemas diferentes, e cada abordagem resolve um deles melhor que o outro.

A Lei nº 14.133/2021 trata o ETP e o TR como documentos da fase de planejamento da contratação — o art. 6º da lei os define como peças específicas dessa etapa, e o art. 18 exige que essa fase preparatória seja compatível com o Plano de Contratações Anual do órgão. Isso significa que, qualquer que seja a abordagem escolhida, o documento final precisa amarrar corretamente com o PCA e com a dotação orçamentária — é justamente esse tipo de referência cruzada que mais se perde quando o rascunho nasce fora do processo e é colado depois.

Como o Aprova se encaixa

• Editor de texto integrado ao despacho do processo, com formatação e tabelas equivalentes às de um editor comum, sem precisar redigir em outra ferramenta e colar depois.
• Geração assistida por IA do ETP, do TR e do DFD a partir do que o requisitante preencheu e do histórico de documentos já elaborados pelo próprio órgão.
• Histórico de edição vinculado ao mesmo protocolo, sem depender de comentários de um documento externo que não faz parte do processo formal.
• Campos bloqueáveis por etapa, permitindo liberar edição apenas do trecho que precisa ser ajustado, sem reabrir o documento inteiro para revisão de outra área.

FAQ sobre elaboração colaborativa de ETP e TR

É possível editar o ETP com mais de uma pessoa ao mesmo tempo dentro de um sistema de processos?

Depende do sistema. Sistemas de tramitação tradicionais tratam o despacho como bloco único editado por vez; plataformas com editor colaborativo integrado permitem que mais de uma área contribua na mesma peça sem sair do processo.

Usar documento compartilhado para rascunhar o ETP antes de protocolar é um problema?

Não é proibido, mas cria uma lacuna de rastreabilidade: o histórico de quem editou o quê fica fora do processo formal, e alguém precisa copiar manualmente o conteúdo final para dentro do protocolo.

A geração por IA do TR elimina a necessidade de revisão da equipe?

Não. A IA produz uma minuta estruturada a partir do que foi informado e do histórico do órgão, mas a validação técnica — inclusive a conferência de referências como o PCA e a dotação orçamentária — continua sendo responsabilidade do servidor.

Esse tipo de editor integrado funciona só para compras, ou serve para outros tipos de processo?

O mesmo princípio de edição integrada ao despacho, sem sair do protocolo, se aplica a qualquer processo administrativo eletrônico que exija redação colaborativa — não é exclusivo de compras públicas.

Conclusão

Não existe uma abordagem certa para toda contratação: um órgão com baixo volume e pouca gente envolvida pode continuar bem servido por um documento compartilhado. O problema aparece quando o volume cresce e a reconciliação manual entre o rascunho e o processo formal começa a consumir mais tempo do que a própria redação do documento — é nesse ponto que um editor integrado ao fluxo, com histórico rastreável desde a primeira versão, deixa de ser conveniência e passa a ser controle. Para entender o que muda ao gerar o conteúdo do TR com apoio de IA dentro desse fluxo, veja o guia sobre como usar IA para gerar TR, DFD e ETP, e para a definição completa do documento, consulte o que é termo de referência.

Para ver como esse editor funciona dentro de um módulo de compras e licitações, conheça a solução de Compras da Aprova ou agende uma demonstração.