O que é pesquisa de preços

Pesquisa de preços é a etapa do planejamento da contratação em que o órgão reúne, de forma documentada, os valores praticados no mercado para o objeto pretendido e deles extrai o valor estimado da compra. Não é um número solto numa planilha: é um conjunto de fontes, com data e metodologia registradas no processo, que permite explicar ao controle interno e ao Tribunal de Contas por que a administração previu aquele valor e não outro.

Pesquisa de preços na prática

Ela acontece depois da formalização da demanda e junto do Estudo Técnico Preliminar, antes de o termo de referência ser fechado e de qualquer edital existir. Em prefeituras, câmaras municipais e autarquias, o setor de compras costuma combinar mais de uma fonte: contratações similares de outros entes, painel de preços, pesquisa em mídia ou sítios especializados e cotação direta com fornecedores. O resultado é um mapa de preços, normalmente com mediana ou média e a justificativa de eventuais valores descartados.

O ponto crítico é a rastreabilidade. Cada preço precisa carregar origem, data de acesso e, quando for cotação, a identificação do fornecedor consultado. Quando a coleta vive em e-mail e planilha, a evidência se perde e o valor estimado fica difícil de defender meses depois, no momento da fiscalização do contrato ou de uma diligência. Os sintomas desse cenário estão em 5 sinais de que a pesquisa de preços depende de planilha e e-mail.

Pesquisa de preços × cotação × valor estimado

Os três termos aparecem misturados e não são sinônimos.

• Cotação é um dos instrumentos da pesquisa: o preço informado por um fornecedor mediante solicitação formal. Sozinha, uma cotação não constitui pesquisa de preços.
• Pesquisa de preços é a etapa completa: define as fontes, coleta, trata os dados e documenta a metodologia.
• Valor estimado é o resultado: o montante que a administração adota como referência para a contratação, extraído da pesquisa e registrado no ETP e no termo de referência.

Confundir cotação com pesquisa é o erro mais comum: três orçamentos de fornecedores do mesmo segmento, sem outra fonte e sem tratamento, raramente sustentam um valor estimado diante de uma auditoria.

Casos de uso comuns

• Aquisição de bens e serviços de uso continuado, em que a pesquisa compara contratações similares para calibrar o preço unitário. O passo a passo está em como estruturar a pesquisa de preços para instruir o ETP.
• Compra de objeto com especificação ampla, em que a pesquisa só é confiável se o descritivo for preciso o bastante para que as fontes tragam itens equivalentes.
• Registro de preços e renovação de contratos contínuos, em que o valor anterior precisa ser reavaliado frente ao mercado atual.
• Processos de dispensa por valor, em que a pesquisa costuma ser mais enxuta, mas continua sendo exigida para fundamentar a estimativa.
• Registro formal dos preços coletados dentro do processo, detalhado em como registrar a pesquisa de preços no processo de compras públicas.

O que a legislação diz

O art. 23 da Lei nº 14.133/2021 determina que o valor previsto para a contratação seja compatível com os valores praticados pelo mercado, considerados os preços constantes de bancos de dados públicos e as quantidades a contratar. O §1º do mesmo artigo lista parâmetros que podem compor a estimativa, entre eles o painel de preços, contratações similares da Administração Pública, pesquisa em mídia especializada ou sítios eletrônicos com data e hora de acesso e pesquisa direta com fornecedores mediante solicitação formal de cotação.

A lei exige que o valor estimado seja fundamentado e documentado no processo. Quanto à metodologia detalhada, como número mínimo de fontes e critério de tratamento dos dados, o município deve confirmar com a assessoria jurídica se há regulamento próprio, já que normas federais de procedimento nem sempre se aplicam diretamente ao ente municipal. A pesquisa também alimenta o ETP, que registra a estimativa de valor entre seus elementos.

Como o Aprova aplica a pesquisa de preços

• Os documentos de planejamento (DFD, ETP e termo de referência) são elaborados como despachos dentro do processo de compras, sem sair do fluxo para outro sistema.
• O termo de referência gerado abre em editor completo, com tabelas editáveis, o que permite incluir ou ajustar uma cotação nova antes de despachar.
• O texto orientativo ao lado do formulário pode trazer modelos de documento e normativas do município, orientando quem preenche a pedido de compra.
• O processo de elaboração dos documentos pode ser vinculado ao processo licitatório pelo número, preservando o histórico do que sustentou a estimativa.
• A assinatura eletrônica dos documentos acontece no mesmo fluxo do processo, sem exportar o arquivo.

FAQ sobre pesquisa de preços

Pesquisa de preços é obrigatória em toda contratação?

A estimativa fundamentada do valor faz parte do planejamento previsto na Lei 14.133/2021. O que varia, conforme o tipo de contratação, é o nível de detalhamento da pesquisa, que pode ser mais enxuto em compras de menor valor.

Três cotações de fornecedores bastam como pesquisa de preços?

Não necessariamente. Cotação direta é um dos parâmetros possíveis, e a lei admite combiná-lo com outras fontes, como contratações similares e painel de preços. Depender só de cotações, sem outra fonte, enfraquece a defesa do valor estimado.

Quem faz a pesquisa de preços: a secretaria ou o setor de compras?

Depende da divisão de competências definida pelo órgão. A secretaria demandante conhece o objeto e o descritivo, e o setor de compras costuma conduzir a coleta e o tratamento dos preços. O importante é que o responsável esteja definido e o registro fique no processo.

Por quanto tempo uma pesquisa de preços continua válida?

A lei não fixa um prazo único para todos os casos. Como os preços variam, o ideal é que a pesquisa seja recente em relação à abertura da licitação, e o município pode definir em regulamento próprio o prazo de validade. Se o processo demorar, vale reavaliar.

Um valor muito abaixo da média deve ser aproveitado na estimativa?

Preços muito discrepantes devem ser analisados e, se descartados, a justificativa precisa constar no processo. Descartar sem registrar o motivo é o que costuma gerar questionamento posterior.

Conclusão

Pesquisa de preços não é uma formalidade que antecede o edital: é a evidência que sustenta o valor estimado e protege quem assina a contratação. Fontes combinadas, data de acesso e metodologia registrada no processo fazem a diferença entre uma estimativa defensável e um número sem lastro. Para ver como o planejamento da contratação pode ficar integrado do DFD ao termo de referência em um único fluxo, conheça a solução de Compras e Licitações da Aprova ou agende uma demonstração.