Diferença entre memorando e ofício: você sabe quando utilizar cada um?

A comunicação eficaz e objetiva é fundamental para o sucesso de qualquer organização, especialmente no setor público.

Nesse contexto, entender a diferença entre memorando e ofício é essencial, pois esses são dois dos documentos administrativos mais utilizados.

Embora à primeira vista possam parecer similares, esses documentos têm características e funções distintas.

Neste artigo, vamos detalhar o que são memorando e ofício, suas características, quando e como utilizar cada um, além de oferecer exemplos e dicas práticas para a redação de ambos.

O que é um memorando?

O memorando é um documento de comunicação interna utilizado dentro das organizações para transmitir informações, solicitar providências ou encaminhar decisões.

Sua principal característica é a informalidade relativa, sendo destinado exclusivamente ao ambiente interno da instituição.

Características do memorando

O memorando é caracterizado pela sua simplicidade e direção. Geralmente é curto, direto ao ponto e pode incluir anexos ou referências a documentos adicionais para fornecer contexto ou outros detalhes.

• Uso interno: É utilizado exclusivamente para comunicações dentro da organização.
• Informalidade: Embora seja um documento oficial, o memorando permite um tom mais informal em comparação com outros documentos administrativos.
• Formato padrão: Possui uma estrutura menos rígida, podendo variar conforme a necessidade da comunicação.

Quando utilizar um memorando

O memorando é apropriado para diversas situações dentro de uma organização. Isso inclui a comunicação de diretrizes, instruções, pedidos, relatórios e outros tipos de informações internas.

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• Comunicações rápidas: Para transmitir informações urgentes e diretas entre departamentos.
• Instruções operacionais: Para instruir equipes sobre procedimentos internos.
• Solicitações internas: Para pedir informações ou ações de outros setores da organização.

Os memorandos são ideais para situações em que a rapidez e a eficiência na comunicação são cruciais, permitindo que a mensagem chegue ao destinatário sem a necessidade de formalidades excessivas.

O que é um ofício?

Diferente do memorando, o ofício é um documento mais formal, utilizado para comunicações externas e internas, destinado a autoridades, empresas ou outras organizações. É amplamente utilizado no setor público e em relações institucionais.

Características do ofício

O ofício possui uma estrutura rigorosa que deve ser seguida. Inclui o cabeçalho da instituição, o número de controle, o local e a data, o destinatário, o assunto, o texto e o remetente.

Além disso, o ofício deve ser assinado por quem o enviou, reforçando seu caráter formal e oficial. A linguagem utilizada em um ofício é formal e respeitosa, para transmitir profissionalismo e seriedade.

• Formalidade: Possui um tom formal e segue normas rigorosas de redação.
• Uso externo e interno: Pode ser utilizado tanto para comunicações internas quanto externas.
• Estrutura rigorosa: Segue um formato específico que inclui cabeçalho, corpo do texto e fecho.

O ofício geralmente é mais extenso do que o memorando e pode incluir introdução, desenvolvimento e conclusão, além de referências e anexos relevantes.

Quando utilizar um ofício

O ofício é utilizado em diversas ocasiões, como em solicitações, convites, comunicações oficiais, entre outros. Ele serve como uma ferramenta de correspondência oficial e formal, seja interna ou externa.

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• Comunicações oficiais: Para transmitir decisões formais ou informações oficiais.
• Solicitações formais: Para solicitar informações, serviços ou respostas de outras organizações.
• Correspondências externas: Para se comunicar com autoridades, empresas ou entidades externas.

Os ofícios são essenciais para garantir que as comunicações sejam levadas a sério e tratadas com a devida importância e formalidade.

Principais diferenças entre memorando e ofício

Embora ambos sejam documentos administrativos, memorando e ofício têm características e usos distintos.

Estrutura e formalidade

A principal diferença entre memorando e ofício reside na sua estrutura e formalidade. Enquanto o memorando é mais informal e flexível, o ofício é altamente formal e segue uma estrutura definida.

Uso e aplicação

Memorando: Usado para comunicações internas rápidas e informais.

Ofício: Usado para comunicações formais, tanto internas quanto externas, com um maior grau de formalidade.

Os memorandos são ideais para mensagens curtas e diretas, enquanto os ofícios são mais apropriados para comunicações detalhadas que exigem um registro formal.

Elementos obrigatórios

A redação de memorandos e ofícios requer atenção a detalhes e uma linguagem adequada ao propósito do documento.

Memorando

Um memorando inclui os seguintes elementos obrigatórios:

• Cabeçalho: Nome da organização, título "Memorando", número de referência.
• Destinatário: Nome e posição do destinatário.
• Remetente: Nome e posição do remetente.
• Data: Data de emissão do memorando.
• Assunto: Breve descrição do assunto tratado.
• Corpo do texto: Mensagem principal, geralmente curta e direta.
• Conclusão: Ação esperada ou agradecimento.

Ofício

Um ofício inclui os seguintes elementos obrigatórios:

• Cabeçalho: Nome da organização, número do ofício, local e data.
• Destinatário: Nome, posição e endereço do destinatário.
• Assunto: Breve descrição do assunto tratado.
• Corpo do texto: Introdução, desenvolvimento e conclusão.
• Conclusão: Ação esperada, agradecimentos e despedidas formais.
• Assinatura: Nome, posição e assinatura do remetente.

Neste manual elaborado pelo Programa Nacional de Formação em Administração Pública, você encontra outros documentos com a orientação da redação oficial de cada um deles.

Dicas para redação de memorandos e ofícios

Ao redigir um memorando, mantenha o tom profissional, mas direto. A mensagem deve ser clara e concisa. Evite o uso de jargões e termos técnicos, a menos que sejam absolutamente necessários.

Na redação de ofícios, a formalidade é essencial. A estrutura e a linguagem devem seguir os padrões oficiais. Além disso, é preciso ser respeitoso e profissional, independentemente do destinatário do ofício.

Redação de memorandos

• Tom adequado: Utilize um tom direto e objetivo, adequado ao contexto interno.
• Clareza e concisão: Seja claro e conciso, evitando ambiguidades.
• Formato flexível: Adapte o formato conforme a necessidade da comunicação.

Redação de ofícios

• Formalidade: Mantenha um tom formal e respeitoso.
• Estrutura definida: Siga a estrutura padrão de ofícios, incluindo cabeçalho, corpo do texto e fecho.
• Linguagem apropriada: Use uma linguagem formal e técnica, adequada ao destinatário.

Memorandos e ofícios digitais

Com o avanço da tecnologia, a tramitação de documentos digitais se tornou uma prática comum e altamente recomendada.

Utilizar uma plataforma digital para a tramitação de memorandos e ofícios oferece diversas vantagens, tais como:

• Rapidez: A tramitação digital permite o envio e recebimento instantâneo de documentos, agilizando processos internos e externos.
• Segurança: Documentos digitais são menos suscetíveis a extravios, rasuras ou falsificação, garantindo a integridade das informações.
• Acessibilidade: Com uma plataforma digital, os documentos podem ser acessados de qualquer lugar e a qualquer momento, facilitando a comunicação e a tomada de decisões.
• Economia: Reduz os custos com papel, impressão e transporte, além de minimizar o impacto ambiental.

Garantia de integridade

A Aprova assegura que tanto memorandos quanto ofícios sejam tramitados de forma segura e eficiente.

As informações são armazenadas em um ambiente seguro, com controles de acesso que impedem alterações não autorizadas e garantem que o documento original permaneça intacto.

Especialmente em órgãos públicos, adotar a tramitação digital desses documentos é uma excelente prática para melhorar as operações administrativas.

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