A evolução dos meios de comunicação fez com que empresas e órgãos públicos mudassem a maneira de se relacionar com as pessoas.
Hoje, muitos gestores municipais entendem a necessidade de acompanhar os avanços tecnológicos ao implantar um sistema para prefeituras que torna a gestão mais eficiente.
O imediatismo é de longe um dos principais aspectos que exigem maior agilidade e rapidez na tomada de decisões, bem como, no atendimento aos cidadãos.
Por outro lado, o acúmulo de informações e alta demanda de serviços em uma prefeitura torna a análise de processos e emissão de documentos cada vez mais complexos.
Além de afetar diretamente o tempo de resposta ao cidadão, também prejudica a celeridade na resolução das demandas diárias de um gestor.
Desta forma, antes de contratar um sistema para prefeituras é necessário entender que a adoção de tecnologias é indispensável para garantir o desenvolvimento do município.
São ferramentas que possibilitam maior eficiência e aproveitamento de tempo em uma prefeitura, além de evitar o desgaste de uma gestão.
O Aprova Digital é um sistema para prefeituras que elimina a burocracia excessiva e promove a automação dos processos em qualquer setor de órgãos públicos.
Com o fluxo otimizado para atender as necessidades de cada departamento, é possível protocolar e gerenciar dados em um só lugar.
Imagine que você precisa solicitar um alvará de autorização para uma construção. Todas as informações relativas ao processo - dados pessoais e profissionais, especificidades do terreno, detalhes da construção, projeto hidráulico, elétrico, arquitetônico - são submetidas no mesmo ambiente.
Com as informações centralizadas, o gerenciamento e a análise também são realizados de forma eficaz, já que todos os departamentos e sistemas envolvidos para aprovação e liberação daquele documento estarão integrados.
Usando um sistema para prefeituras, toda a documentação - que antes era entregue de forma física, impressa - deixa de circular em vários departamentos para análises e coleta de assinaturas.
No processo digital que tramita pelo sistema para prefeituras, análises complexas, cálculos e outras atividades manuais podem ser automatizadas. Ou seja, as etapas são realizadas facilmente pelo sistema, evitando as falhas humanas e agilizando o atendimento.
É exatamente isso! No caso do alvará de construção, por exemplo, o sistema pode executar sozinho a análise da viabilidade legal e complementar, além do estudo prévio. A intervenção de um analista só é feita se for extremamente necessária.
Após a submissão dos dados, o sistema analisa a viabilidade legal para verificar a possibilidade de habilitação do projeto arquitetônico.
Já no estudo prévio, o sistema para prefeituras verifica a compatibilidade da volumetria dos parâmetros urbanísticos indicados na lei de uso e ocupação do solo.
O sistema analisa e calcula itens como coeficiente de aproveitamento, altura máxima, afastamentos, taxa de permeabilidade e de ocupação, parâmetros de acessibilidade das áreas comuns, entre outros.
Na análise complementar é verificada a compatibilidade entre os instrumentos urbanísticos - direito de construir, alteração de uso, concessão de direito real de uso, estudo prévio de impacto de vizinhança - e a proposta apresentada na viabilidade legal e no estudo prévio. Tudo de forma automática, sem necessidade do servidor participar, conferir ou validar essas etapas.
Com a rotina administrativa desafogada, o trabalho dos servidores pode ser direcionado para outras atividades, sem comprometer o orçamento público ou sobrecarregá-los.
Foi com a implantação do sistema para prefeituras em Florianópolis que a capital de Santa Catarina conseguiu retirar os servidores das atividades manuais e direcioná-los para atividades mais estratégicas, como a fiscalização de obras.
Há décadas lutando contra irregularidades nos processos de emissão de alvarás, a capital encontrou na tecnologia uma aliada para combater as construções irregulares.
Em apenas sete meses utilizando o Aprova Digital, a Secretaria Municipal de Desenvolvimento Urbano identificou 36 processos que apresentaram projetos irregulares ou fraudulentos. A ferramenta permitiu que os analistas focassem nas fiscalizações e aplicassem penalidade em 33 responsáveis técnicos.
Isso só foi possível após o alvará declaratório desafogar os analistas da tarefa de análise. Com a solução especialista do Aprova, a responsabilidade é retirada dos ombros dos servidores e transferida para os profissionais requerentes.
A inteligência do sistema faz a pré-análise das informações cadastradas e garante que, durante o preenchimento dos campos, as determinações do plano diretor sejam cumpridas.
A partir da implantação do Aprova Digital, os engenheiros e arquitetos tornam-se responsáveis pelo cumprimento da legislação e pelas informações declaradas. O sistema fica responsável pelo processamento de pagamento de taxas. Caso sejam constatadas irregularidades, o responsável técnico do projeto fica sujeito às sanções cabíveis e a responsabilidade civil deixa de ser da prefeitura.
Com essa nova forma de emissão, as prefeituras deixam de ser as principais responsáveis pelos prazos dos processos.
Entre as capitais brasileiras, Florianópolis detém o recorde de alvará de construção mais rápido do Brasil, emitido em apenas 5 minutos.
A agilidade no atendimento também traz impactos positivos para a construção civil e atrai investimentos. As construtoras podem tirar os projetos mais rápido do papel, gerar mais empregos e estimular a circulação de riquezas na cidade.
Foi-se o tempo em que as prefeituras precisavam investir recursos em sistemas diferentes para cada setor. Hoje, com o Aprova Digital, a prefeitura consegue digitalizar e automatizar os processos, além de integrar departamentos e outros sistemas em uma única solução.
O Aprova é a porta de entrada para o atendimento digital, de ponta a ponta.
Todos os módulos são 100% personalizáveis e a ferramenta se adequa às especificidades do município.
No setor de obras, o sistema possibilita a emissão de alvarás de construção, pagamento de taxas, protocolos, desmembramento, remembramento, retificação, habite-se e certidões. A solução também permite realizar cálculos de parâmetros construtivos, como taxa de ocupação e para emissão de dívidas existentes.
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As secretarias de meio ambiente também podem se tornar mais eficientes. Com os processos digitais, os cidadãos podem solicitar diversos serviços sem sair de casa, como autorização ambiental; certidão de conformidade ambiental; poda de árvores; autorização de corte; autorização de terraplanagem e até mesmo a autorização para a recuperação de áreas degradadas.
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Com o módulo Empresas as funcionalidades simplificam e aceleram demandas como: consulta de viabilidade locacional; certidão de inscrição municipal; alterações contratuais; baixa de inscrição municipal ou paralisação de atividades; emissão de nota fiscal; certidão de quitação de ISSQN. Atualizações cadastrais do contribuinte e geração de inscrição municipal também estão disponíveis.
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O Aprova também conta com o módulo Comunicação Oficial, que padroniza, agiliza e mantém em segurança toda a comunicação interna e externa da prefeitura. Todo fluxo é digitalizado e disparado eletronicamente, dispensando a necessidade de imprimir centenas de cópias e distribuir fisicamente documentos como: ofícios, protocolos, memorandos, circulares, sindicâncias, abono e licenças.
→ Clique aqui e conheça mais o módulo de Comunicação Oficial
Até mesmo o departamento de RH pode ser digitalizado e automatizado para agilizar e otimizar as atividades dos servidores. Fluxos de contratações, promoções e avaliações periódicas são realizadas facilmente pelo sistema. Também é colocado no piloto automático o cálculo para aposentadoria e pensão, cálculos de promoção, licenças em geral e férias.
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Este módulo agiliza a realização de tarefas recorrentes do setor, como a automação do cálculo e pagamento de ITBI. A parametrização segue à risca o que está previsto no plano de gestão tributária do Município. Cobrança do IPTU, pedidos de isenção, cancelamento de débitos, restituição e revisão de valores, guias de recolhimento, parcelamento de débitos e reconhecimento de imunidade tributária são outras funcionalidades eficientes do sistema.
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O departamento de Trânsito é outro setor público que se torna mais ágil com o sistema para prefeitura. As multas, advertências, suspensões e renovações são analisadas e resolvidas em tempo recorde. Com as pré-análises automáticas, o cadastro de motoristas é feito diretamente na plataforma, além de emitir cartões de estacionamento com um QR Code único e o cartão do idoso em poucas horas. Também é possível solicitar cassações, defesa de autuação, processos administrativos e vale-transporte.
→ Clique aqui e conheça mais o módulo de Trânsito
O processo de legalização das empresas junto à Vigilância Sanitária também pode ser feito de forma digital. O módulo configurado para essa finalidade viabiliza a renovação da licença sanitária ou emissão da primeira licença. Também é possível emitir a dispensa de licenciamento sanitário, laudos técnicos, realizar autuações, fiscalização e denúncias.
Com este módulo, as sugestões, reclamações, elogios e abertura de demandas têm destino correto.
Pelo sistema, os cidadãos conseguem acompanhar o andamento dos processos no celular ou computador, sem precisar sair de casa. O Procon também consegue realizar intimações e notificar as empresas reclamadas que podem se manifestar pelo próprio sistema.
É possível ainda apresentar manifestações anônimas e criar atas de audiência.
O Aprova Digital é uma solução global e feito sob medida para órgãos públicos municipais. Com o sistema para prefeituras, todos os setores se tornam mais eficientes em uma única ferramenta.
Realizar tudo isso em um único lugar é possível porque o sistema é completamente parametrizável e atende às necessidades de cada departamento redesenhando os fluxos e processos.
A possibilidade de oferecer todos os serviços públicos em um só lugar, torna o sistema para prefeituras o ponto de conexão entre cidadãos e a gestão pública.
O departamento de TI também é beneficiado com a integração dos sistemas. O gerenciamento centralizado dispensa a necessidade dos servidores administrar e dar suporte para diversos sistemas e fornecedores.
A integração do Aprova Digital com outros sistemas ocorre de maneira segura entre todos os módulos. Desde a integração com ERP, CMC, GEO, SEI até a Junta Comercial, SisobraPref, sistemas de taxas, tributário e inscrição imobiliária.
Uma das integrações bem sucedidas do Aprova é com a base de dados da Receita Federal. Com a integração, o sistema faz o envio automático em poucos minutos, de todos os relatórios Sisobra. Basta alguns cliques do servidor responsável. Isso elimina o risco de multas que assombram os municípios todos os meses.
A integração do Aprova com o georreferenciamento, facilita e automatiza a análise de terrenos, a checagem de zoneamento e agiliza a emissão de licenças.
Já a integração à lista de CNAEs das atividades liberadas no município permite a criação de regras de negócios personalizadas para solicitar e validar dados de forma automática e de acordo com o CNAE de cada solicitação ao processo.
Em 2020, São Paulo passou a usar a tecnologia do Aprova como porta única de entrada para todos os processos de licenciamento de edificações, incluindo o alvará autodeclaratório de habitações de interesse social.
Antes, a prefeitura da capital paulista utilizava quatro sistemas diferentes para realização desses processos. Um sistema servia para a tramitação de licenças de moradias de pequeno e médio porte. O outro para moradias maiores que os 1.500 m². O terceiro sistema para os munícipes consultarem a situação dos processos e o último para armazenamento de processos físicos.
Todos os projetos passaram a ser protocolados e armazenados no sistema do Aprova, facilitando o acesso aos servidores da Secretaria Municipal de Urbanismo e Licenciamento e das subprefeituras. Além disso, o sistema é o mesmo para os requerentes consultarem o status dos processos.
Um sistema eficiente para prefeituras, além de funcionalidades que atendam aos diversos setores, também deve oferecer recursos que garantam segurança e confiabilidade em todas as tramitações, internas e externas.
O processo de automação nas prefeituras realizado pelo Aprova Digital conta com um leque de opções para testar a autenticidade dos documentos e processos.
O sistema fornece vários mecanismos para que os órgãos competentes possam checar, a qualquer momento, a validade de autenticidade do documento gerado.
Os documentos e processos são assinados eletronicamente no Aprova Digital. Cada processo possui um código verificador e um QR code único para autenticação eletrônica. As assinaturas seguem o padrão ICP-Brasil e os certificados têm classificação A3.
A segurança dos dados é garantida pelo armazenamento na nuvem, pois os processos digitais substituem as formas ultrapassadas de controlar e armazenar documentos em caixas e prateleiras. Essa é a maneira mais eficaz para evitar que documentos e tramitações estejam expostos a riscos.
Danos físicos em componentes de armazenagem de dados; a falta de backup dos documentos; a obsolescência dos sistemas; manutenções inadequadas, falhas de segurança e acesso a dados sigilosos. Esses são apenas alguns riscos que as prefeituras de cidades inteligentes deixam de correr ao investirem em soluções tecnológicas.
O envio de ofícios, comunicados, memorandos e qualquer outro documento que seja tramitado pelo sistema também é 100% seguro. Sempre com confirmação individual de quem recebeu e quem leu, além das notificações automáticas do andamento do processo.
Um sistema eficiente, seguro e com diversas funcionalidades é indispensável para melhorar a gestão pública.
O Aprova Digital possui as características necessárias para gestão municipal operar de forma mais organizada e funcional. A plataforma amplia a produtividade, reduz custos e eleva a régua de qualidade dos serviços oferecidos à população.
O município de Varginha, em Minas Gerais, é um exemplo de administração que investiu no sistema para prefeituras para destravar atividades que estavam paradas no município.
Foi com o Aprova Digital que a aprovação dos processos relacionados à construção civil ficaram mais rápidos. Antes, os analistas demoravam horas realizando tarefas que hoje são facilmente executadas pela tecnologia.
Com um dos principais gargalos resolvidos na Secretaria de Obras e Planejamento - a lentidão e a demora na análise - os servidores puderam focar na atualização do cadastro imobiliário, o que resultou no aumento da arrecadação no município.
Foi automatizando processos da Secretaria de Obras de Itajaí que a prefeitura avançou em suas estratégias de inovação. Essa parametrização de serviços fez o Município encurtar o tempo de abertura de empresas de 60 dias para um dia e meio.
A digitalização também acelerou a emissão de alvarás, impulsionou a construção civil e provocou quase o dobro de crescimento de 2019, o último ano antes da digitalização. Em dois anos a cidade injetou 3.4 bilhões na economia.
Se você quiser saber mais sobre sistema para prefeituras, assista o vídeo abaixo:
Agora que você já sabe como melhorar e otimizar as atividades na sua gestão, que tal implantar um sistema para prefeituras em seu município?
Já pensou a sua prefeitura com a mesma tecnologia que a maior cidade da América Latina? O Aprova é o que falta para sua gestão facilitar o trabalho do servidor e tornar o atendimento ao cidadão ágil e mais barato.
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