Você sabe como escolher um bom sistema para prefeituras? Essa é uma decisão importante para garantir a eficiência, a transparência e a qualidade dos serviços públicos oferecidos à população.
Um sistema para prefeituras é um software que integra e automatiza os processos administrativos, financeiros, tributários, contábeis e de recursos humanos de uma gestão municipal.
Ele permite que os gestores tenham acesso a informações atualizadas e confiáveis, que auxiliam na tomada de decisões estratégicas e no planejamento de ações.
Implantar o sistema nas prefeituras possibilita que o gestor público utilize o conceito da aplicação de tecnologia para resolver problemas urbanos e criar cidades mais inteligentes e sustentáveis. É o chamado citytech.
O conceito de citytech na gestão pública se tornou ainda mais evidente à medida que se reconhece a importância de adotar tecnologias inovadoras para otimizar os serviços oferecidos e promover uma administração mais eficiente.
Mas como saber qual é o melhor sistema para prefeituras?
Existem muitas opções no mercado, mas nem todas atendem às necessidades e às exigências legais de uma administração pública. Por isso, é preciso avaliar alguns critérios antes de contratar um sistema para prefeituras.
Neste artigo você vai entender quais são esses critérios e o que é indispensável em uma ferramenta eficiente.
Um sistema para prefeituras eficiente deve não apenas digitalizar, mas automatizar as etapas de um processo.
Esse é um dos diferenciais da Aprova, que o sistema pode realizar análises complexas, cálculos e outras atividades manuais, sem a necessidade de intervenção humana, evitando erros e demoras.
Isso é possível graças à inteligência da tecnologia, que permite que o sistema para prefeituras execute sozinho a análise da viabilidade legal e complementar, além do estudo prévio, de acordo com as normas e os parâmetros urbanísticos de cada município. Assim, o analista só precisa intervir se houver alguma inconsistência ou irregularidade.
Dessa forma, o sistema para prefeituras agiliza o atendimento aos cidadãos e aos profissionais que solicitam serviços como alvará de construção, licenciamento ambiental, habite-se, entre outros.
Com a Aprova, as prefeituras liberam os servidores para se dedicarem a outras atividades mais estratégicas, como a fiscalização de obras, o planejamento urbano e a gestão de projetos.
Um exemplo de como um sistema para prefeituras pode transformar a gestão municipal é o caso de Florianópolis, a capital de Santa Catarina.
A cidade, que há décadas sofria com irregularidades nos processos de emissão de alvarás, encontrou na tecnologia uma aliada para combater as construções irregulares e garantir a qualidade de vida da população.
Com a implantação do sistema para prefeituras Aprova, a Secretaria Municipal de Desenvolvimento Urbano conseguiu identificar e penalizar 36 processos que apresentaram projetos irregulares ou fraudulentos, em apenas sete meses de uso da ferramenta.
A solução permitiu que os analistas focassem nas fiscalizações e aplicassem sanções em 33 responsáveis técnicos.
Isso só foi possível porque a Aprova é um sistema para prefeituras que utiliza o alvará declaratório, um modelo inovador de emissão de alvará, que transfere a responsabilidade pelo cumprimento da legislação e pelas informações declaradas para os engenheiros e arquitetos requerentes.
O sistema faz a pré-análise das informações cadastradas e verifica se elas estão de acordo com as determinações do plano diretor.
Assim, o sistema para prefeituras Aprova reduz o excesso de burocracia, a corrupção e a morosidade dos processos, e aumenta a transparência, a confiabilidade e a agilidade dos serviços.
Com essa nova forma de emissão, as prefeituras deixam de ser as principais responsáveis pelos prazos dos processos.
Florianópolis é a capital brasileira que conseguiu emitir o alvará de construção em apenas 5 minutos. Essa agilidade no atendimento também traz benefícios para a construção civil e para o desenvolvimento econômico da cidade.
As construtoras podem tirar os projetos mais rápido do papel, gerar mais empregos e estimular a circulação de riquezas na cidade.
Veja o que diz o prefeito da capital catarinense, Topázio Neto.
Foi-se o tempo em que as prefeituras precisavam investir recursos em sistemas diferentes para cada setor. Hoje, com a Aprova, a prefeitura consegue digitalizar e automatizar os processos, além de integrar departamentos e outros sistemas em uma única solução.
A Aprova é a porta de entrada para o atendimento digital, de ponta a ponta.
Todos os módulos são 100% personalizáveis e a ferramenta se adequa às especificidades do município.
No setor de obras, o sistema possibilita a emissão de alvarás de construção, pagamento de taxas, protocolos, desmembramento, remembramento, retificação, habite-se e certidões. A solução também permite realizar cálculos de parâmetros construtivos, como taxa de ocupação e para emissão de dívidas existentes.
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As secretarias de meio ambiente também podem se tornar mais eficientes. Com os processos digitais, os cidadãos podem solicitar diversos serviços sem sair de casa, como autorização ambiental; certidão de conformidade ambiental; poda de árvores; autorização de corte; autorização de terraplanagem e até mesmo a autorização para a recuperação de áreas degradadas.
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Com o módulo Empresas as funcionalidades simplificam e aceleram demandas como: consulta de viabilidade locacional; certidão de inscrição municipal; alterações contratuais; baixa de inscrição municipal ou paralisação de atividades; emissão de nota fiscal; certidão de quitação de ISSQN. Atualizações cadastrais do contribuinte e geração de inscrição municipal também estão disponíveis.
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O Aprova também conta com o módulo Comunicação Oficial, que padroniza, agiliza e mantém em segurança toda a comunicação interna e externa da prefeitura. Todo fluxo é digitalizado e disparado eletronicamente, dispensando a necessidade de imprimir centenas de cópias e distribuir fisicamente documentos como: ofícios, protocolos, memorandos, circulares, sindicâncias, abono e licenças.
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Até mesmo o departamento de RH pode ser digitalizado e automatizado para agilizar e otimizar as atividades dos servidores. Fluxos de contratações, promoções e avaliações periódicas são realizadas facilmente pelo sistema. Também é colocado no piloto automático o cálculo para aposentadoria e pensão, cálculos de promoção, licenças em geral e férias.
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Este módulo agiliza a realização de tarefas recorrentes do setor, como a automação do cálculo e pagamento de ITBI. A parametrização segue à risca o que está previsto no plano de gestão tributária do Município.
Cobrança do IPTU, pedidos de isenção, cancelamento de débitos, restituição e revisão de valores, guias de recolhimento, parcelamento de débitos e reconhecimento de imunidade tributária são outras funcionalidades eficientes do sistema.
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O departamento de Trânsito é outro setor público que se torna mais ágil com o sistema para prefeitura. As multas, advertências, suspensões e renovações são analisadas e resolvidas em tempo recorde. Com as pré-análises automáticas, o cadastro de motoristas é feito diretamente na plataforma, além de emitir cartões de estacionamento com um QR Code único e o cartão do idoso em poucas horas. Também é possível solicitar cassações, defesa de autuação, processos administrativos e vale-transporte.
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O processo de legalização das empresas junto à Vigilância Sanitária também pode ser feito de forma digital. O módulo configurado para essa finalidade viabiliza a renovação da licença sanitária ou emissão da primeira licença. Também é possível emitir a dispensa de licenciamento sanitário, laudos técnicos, realizar autuações, fiscalização e denúncias.
Com este módulo, as sugestões, reclamações, elogios e abertura de demandas têm destino correto.
Pelo sistema, os cidadãos conseguem acompanhar o andamento dos processos no celular ou computador, sem precisar sair de casa. O Procon também consegue realizar intimações e notificar as empresas reclamadas que podem se manifestar pelo próprio sistema.
É possível ainda apresentar manifestações anônimas e criar atas de audiência.
A Aprova integra todos os processos da prefeitura em um único sistema, facilitando o acesso e o compartilhamento de informações, eliminando a redundância e a inconsistência de dados, e agilizando as rotinas administrativas.
Desde a integração com ERP, CMC, GEO, SEI até a Junta Comercial, SisobraPref, sistemas de taxas, tributário e inscrição imobiliária. São mais de 200 integrações prontas já utilizadas em diversas prefeituras.
Uma das integrações bem sucedidas do Aprova é com a base de dados da Receita Federal. Com a integração, o sistema faz o envio automático em poucos minutos, de todos os relatórios Sisobra. Basta alguns cliques do servidor responsável. Isso elimina o risco de multas que assombram os municípios todos os meses.
A integração da Aprova com o georreferenciamento, facilita e automatiza a análise de terrenos, a checagem de zoneamento e agiliza a emissão de licenças.
Já a integração à lista de CNAEs das atividades liberadas no município permite a criação de regras de negócios personalizadas para solicitar e validar dados de forma automática e de acordo com o CNAE de cada solicitação ao processo.
Em 2020, São Paulo passou a usar a tecnologia do Aprova como porta única de entrada para todos os processos de licenciamento de edificações, incluindo o alvará autodeclaratório de habitações de interesse social.
Antes, a prefeitura da capital paulista utilizava quatro sistemas diferentes para realização desses processos. Um sistema servia para a tramitação de licenças de moradias de pequeno e médio porte. O outro para moradias maiores que os 1.500 m². O terceiro sistema para os munícipes consultarem a situação dos processos e o último para armazenamento de processos físicos.
Todos os projetos passaram a ser protocolados e armazenados no sistema do Aprova, facilitando o acesso aos servidores da Secretaria Municipal de Urbanismo e Licenciamento e das subprefeituras. Além disso, o sistema é o mesmo para os requerentes consultarem o status dos processos.
Um sistema eficiente para prefeituras, além de funcionalidades que atendam aos diversos setores, também deve oferecer recursos que garantam segurança e confiabilidade em todas as tramitações, internas e externas.
O processo de automação nas prefeituras realizado pela Aprova conta com um leque de opções para testar a autenticidade dos documentos e processos.
O sistema fornece vários mecanismos para que os órgãos competentes possam checar, a qualquer momento, a validade de autenticidade do documento gerado.
Os documentos e processos são assinados eletronicamente na Aprova. Cada processo possui um código verificador e um QR code único para autenticação eletrônica. As assinaturas seguem o padrão ICP-Brasil e os certificados têm classificação A3.
A segurança dos dados é garantida pelo armazenamento na nuvem, pois os processos digitais substituem as formas ultrapassadas de controlar e armazenar documentos em caixas e prateleiras. Essa é a maneira mais eficaz para evitar que documentos e tramitações estejam expostos a riscos.
Danos físicos em componentes de armazenagem de dados; a falta de backup dos documentos; a obsolescência dos sistemas; manutenções inadequadas, falhas de segurança e acesso a dados sigilosos. Esses são apenas alguns riscos que as prefeituras de cidades inteligentes deixam de correr ao investirem em soluções tecnológicas.
O envio de ofícios, comunicados, memorandos e qualquer outro documento que seja tramitado pelo sistema também é 100% seguro. Sempre com confirmação individual de quem recebeu e quem leu, além das notificações automáticas do andamento do processo.
A Aprova é um sistema para prefeituras completo, seguro, fácil de usar e com o melhor custo-benefício do mercado. Utilizando tecnologia de ponta e inteligência artificial, já transformou a realidade de mais de 100 prefeituras em todo o Brasil.
Conheça outras vantagens da Aprova para a sua gestão:
É um sistema em nuvem que dispensa a instalação de servidores e de infraestrutura de TI na prefeitura, reduzindo os custos e os riscos de manutenção. Também permite o acesso remoto e móvel ao sistema, de qualquer lugar e a qualquer hora, por meio de dispositivos conectados à internet.
É um sistema flexível e adaptável, que permite a personalização de acordo com as características e as necessidades de cada prefeitura, respeitando as especificidades regionais, legais e operacionais de cada município.
É um sistema inteligente, que utiliza tecnologias como inteligência artificial, big data e analytics, para gerar insights e relatórios gerenciais, que auxiliam na tomada de decisões estratégicas e no monitoramento de indicadores de desempenho da gestão.
É um sistema transparente que facilita o cumprimento das obrigações legais e das boas práticas de governança, como a Lei de Responsabilidade Fiscal, a Lei de Acesso à Informação, o Portal da Transparência, o Controle Interno, a Prestação de Contas e outros.
O município de Varginha, em Minas Gerais, é outro exemplo de administração que investiu no sistema para prefeituras para destravar atividades que estavam paradas no município.
Com a Aprova, a aprovação dos processos relacionados à construção civil ficaram mais rápidos. Antes, os analistas demoravam horas realizando tarefas que hoje são facilmente executadas pela tecnologia. 11 servidores se envolviam na aprovação de um único projeto. Hoje, todo o processo é resolvido por apenas 1 profissional.
Com um dos principais gargalos resolvidos na Secretaria de Obras e Planejamento - a lentidão e a demora na análise - os servidores puderam focar na atualização do cadastro imobiliário, o que resultou no aumento da arrecadação no município.
Foi automatizando processos da Secretaria de Obras de Itajaí que a prefeitura avançou em suas estratégias de inovação. Essa parametrização de serviços fez o Município encurtar o tempo de abertura de empresas de 60 dias para um dia e meio.
A digitalização também acelerou a emissão de alvarás, impulsionou a construção civil e provocou quase o dobro de crescimento de 2019, o último ano antes da digitalização. Em dois anos a cidade injetou 3.4 bilhões na economia.
Se você quiser saber mais sobre sistema para prefeituras, assista o vídeo abaixo:
A Aprova possui as características necessárias para gestão municipal operar de forma mais organizada e funcional. A plataforma amplia a produtividade, reduz custos e eleva a régua de qualidade dos serviços oferecidos à população.
Agora que você já sabe como melhorar e otimizar as atividades na sua gestão, que tal implantar um sistema para prefeituras em seu município?
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