Melhores formas de elaborar DFD, ETP e TR em compras públicas

As formas mais usadas para elaborar o documento de formalização de demanda (DFD), o estudo técnico preliminar (ETP) e o termo de referência (TR) em compras públicas são: modelo Word preenchido manualmente pela secretaria demandante, planilha compartilhada com o setor de compras, tramitação eletrônica genérica sem módulo específico para esses documentos, e plataforma especializada com geração assistida por IA a partir dos dados já protocolados no processo. Nenhuma das quatro é universalmente melhor — a escolha depende do volume de processos, da maturidade da equipe de compras e da exigência de padronização entre secretarias.

Este guia compara as quatro abordagens pelos critérios que mais pesam na decisão de um órgão público: tempo de elaboração, padronização, rastreabilidade e dependência de conhecimento técnico de quem preenche.

O que muda entre as abordagens

Abordagem	Padronização	Tempo de elaboração	Rastreabilidade	Depende de conhecimento técnico do requisitante
Modelo Word manual	Baixa — varia por secretaria	Alto (redação do zero)	Baixa — documento solto, fora do processo	Alta
Planilha compartilhada	Média — só se todos seguirem o padrão	Médio	Baixa — planilha não substitui o processo formal	Média
Tramitação eletrônica sem módulo de compras	Média — o fluxo é formal, mas o conteúdo do documento continua livre	Médio	Alta — o processo tramita, mas o documento não é gerado, só anexado	Alta
Plataforma com IA integrada ao processo	Alta — minuta nasce a partir de campos padronizados	Baixo	Alta — o documento nasce dentro do processo, vinculado a ele	Baixa a média

Modelo Word preenchido manualmente

É o modelo mais comum em órgãos que ainda não digitalizaram a fase preparatória da contratação: um arquivo padrão criado administrativamente, distribuído entre as secretarias, e adaptado por quem vai redigir a demanda. Funciona quando o volume de processos é baixo e a mesma pessoa redige a maioria dos documentos — nesse cenário, a padronização sobrevive porque depende de poucas pessoas. Quando o volume cresce ou a redação passa por várias secretarias, o padrão trinca: cada setor adapta o modelo à sua maneira, e a comissão de compras recebe documentos com nível de detalhe desigual, o que aumenta a chance de diligência ou de o processo voltar para complementação.

Planilha compartilhada entre requisitante e comissão

Uma variação do modelo Word em que os dados de identificação (objeto, quantidade, valor estimado, justificativa) ficam numa planilha para facilitar consolidação. Ajuda a comissão de compras a enxergar o volume de demandas represadas, mas não resolve o problema de origem: a planilha não é o processo, então o documento formal ainda precisa ser redigido à parte, e a informação acaba duplicada em dois lugares que podem divergir.

Tramitação eletrônica sem módulo específico de compras

Órgãos que já têm processo eletrônico, mas sem um fluxo desenhado para DFD, ETP e TR, tratam esses documentos como anexo comum: o servidor elabora fora do sistema e só protocola o arquivo pronto. Isso preserva a rastreabilidade da tramitação — o processo tem número, prazo e histórico —, mas não resolve o gargalo de elaboração: o setor de compras segue fazendo checklist manual para saber se o DFD tem informação suficiente, e a integração entre o processo de elaboração de documentos e o processo de abertura da licitação, quando existe, depende de alguém copiar o número de um processo para o outro.

Plataforma com IA integrada ao processo

A geração assistida parte dos dados que o requisitante já preencheu no formulário de abertura — descrição do objeto, secretaria demandante, justificativa — e cruza com um banco de termos de referência anteriores do mesmo órgão para propor uma minuta editável. O ganho não é eliminar a revisão humana, é evitar que a redação comece do zero: o documento nasce dentro do processo, pode ser editado como um editor de texto convencional e, antes do despacho, ainda passa pela validação de quem responde tecnicamente pela informação. A resistência mais comum a essa abordagem não é técnica — é de adesão: setores acostumados ao modelo Word tendem a continuar usando o fluxo antigo por preferência, mesmo quando o sistema já oferece o caminho automatizado, o que exige decisão de gestão para padronizar o uso. Para o passo a passo de como estruturar essa geração assistida dentro do processo, veja como gerar TR, DFD e ETP com IA em compras públicas.

Critérios para escolher

Antes de trocar de abordagem, pese:

• Volume mensal de processos de contratação — quanto maior, mais cara fica a redação manual repetida.
• Quantidade de secretarias que demandam compras — quanto mais pontas, maior o risco de padrão divergente sem um formulário único.
• Exigência de rastreabilidade formal entre o processo de elaboração de documentos e o processo licitatório propriamente dito.
• Maturidade da equipe de compras para revisar minutas geradas automaticamente, em vez de redigir do zero.
• Existência de um acervo de termos de referência anteriores que possa alimentar uma geração assistida — sem histórico, a IA tem menos base para propor minuta.

A Lei 14.133/2021, no art. 18, elenca os documentos que compõem o planejamento da contratação — entre eles o estudo técnico preliminar e o termo de referência —, mas não define a ferramenta usada para produzi-los. A escolha da abordagem é decisão de gestão, não exigência legal.

Como o Aprova se encaixa

• A IA do Aprova (Lume) gera minuta de DFD, ETP e TR a partir dos dados já preenchidos no formulário de abertura do processo, cruzando com termos de referência anteriores do mesmo órgão.
• O documento gerado é editável em campo de texto avançado, com revisão livre antes do despacho — nada é enviado automaticamente sem validação de quem responde pela informação.
• O processo de elaboração de documentos pode ser vinculado ao processo de abertura da licitação pelo número de protocolo, mantendo rastreabilidade entre as duas etapas.
• Formulários de abertura são parametrizáveis por tipo de despacho, o que padroniza os campos obrigatórios entre secretarias sem depender de cada setor adaptar um modelo à parte.

FAQ sobre elaboração de DFD, ETP e TR

DFD, ETP e TR são obrigatórios em toda contratação pública?

O estudo técnico preliminar e o termo de referência integram a fase preparatória prevista na Lei 14.133/2021, com exceções previstas na própria norma para casos específicos. O documento de formalização de demanda não tem previsão expressa na lei, mas é prática consolidada para iniciar formalmente o planejamento da contratação.

Quem deve elaborar o DFD — a secretaria demandante ou o setor de compras?

Normalmente a secretaria demandante formaliza a necessidade, e o setor de compras confere se a informação é suficiente para instruir o processo. Quando esse fluxo depende de checklist manual, a devolução para complementação é o gargalo mais comum.

É possível vincular o processo de elaboração de documentos ao processo licitatório?

Sim, quando o sistema permite associar processos pelo número de protocolo. Isso evita que o histórico de elaboração fique desconectado do processo de abertura da licitação.

Uma IA que gera minuta de TR substitui a revisão do setor de compras?

Não. A geração assistida evita que a redação comece do zero, mas a validação técnica de quem responde pela informação — objeto, justificativa, valor estimado — continua sendo etapa obrigatória antes do despacho.

Um sistema de tramitação eletrônica sem módulo de compras já resolve o problema?

Resolve parte dele: a tramitação passa a ter número, prazo e histórico. Mas se DFD, ETP e TR continuam sendo redigidos fora do sistema e apenas anexados, o gargalo de elaboração e o checklist manual de suficiência de informação permanecem.

Conclusão

Não existe uma abordagem certa para todo órgão público — existe a abordagem certa para o volume de processos e a maturidade da equipe de compras de cada um. Órgãos com baixo volume e pouca rotatividade de quem redige podem sustentar o modelo Word por mais tempo; órgãos com múltiplas secretarias demandantes e alto volume de processos tendem a sentir primeiro o custo da falta de padronização. Conheça a solução de compras públicas do Aprova e veja como a geração assistida por IA se encaixa no seu fluxo de planejamento de contratações.